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• CONSEJOS PARA UTILIZAR GESTIÓN DOCUMENTAL

Puede ser que un proyecto demasiado ambicioso para la gestión documental no traiga ninguna mejora a la empresa no habiendo conseguido que los usuarios lo utilizaran de forma regular.

He aquí unos consejos que pueden evitar llegar a esta situación:
1. Involucrar a los administradores o usuarios clave. Contar con un responsable dentro de la empresa que sea capaz de transmitir todos los beneficios de la herramienta a sus compañeros, ademas de ser capaz de resolver cuestiones.
2. Sesiones de contacto. Tener en cuenta que para muchos usuarios es la primera vez que ven la herramienta. Ojo con el uso de términos muy específicos, es posible que el mensaje no llegue. Organizar sesiones de demostración de las funcionalidades más básicas a las más avanzadas progresivamente. Incluir ejemplos adaptados al sector y actividad de la empresa. Sesiones breves de 30 minutos.
3. Uso en contextos reales. Utilizar ejemplos cercanos a la empresa, adaptar estructuras y lenguaje. Explicar qué son los nuevos conceptos a utilizar.
4. Evitar mencionar el sistema. Se puede dar el caso de que uno de nuestros usuarios ya conozca la herramienta por motivos anteriores y tenga un concepto negativo de ella por alguna razón. Intentar resaltar sus ventajas y cualidades para evitar que esa connotación influya en el presente.
5. Compartir los éxitos. Utilizar experiencias positivas como referencia.[:en]• CONSEJOS PARA UTILIZAR GESTIÓN DOCUMENTAL (DF-SERVER)
Puede ser que un proyecto demasiado ambicioso para la gestión documental no traiga ninguna mejora a la empresa simplemente porque los usuarios no hayan conseguido utilizarlo de forma regular.
1. Involucrar a los administradores o usuarios clave. Contar con un responsable dentro de la empresa que sea capaz de transmitir todos los beneficios de la herramienta a sus compañeros, ademas de ser capaz de resolver cuestiones.
2. Sesiones de contacto. Tener en cuenta que para muchos usuarios es la primera vez que ven la herramienta. Ojo con el uso de términos muy específicos, es posible que el mensaje no llegue. Organizar sesiones de demostración de las funcionalidades más básicas a las más avanzadas progresivamente. Incluir ejemplos adaptados al sector y actividad de la empresa. Sesiones breves de 30 minutos.
3. Uso en contexto reales. Utilizar ejemplos cercanos a la empresa, adaptar estructuras y lenguaje. Explicar qué son los nuevos conceptos a utilizar.
4. Evitar mencionar el sistema. Se puede dar el caso de que uno de nuestros usuarios ya conozca la herramienta por motivos anteriores y tenga un concepto negativo de ella por alguna razón. Intentar resaltar sus ventajas y cualidades para evitar que esa connotación influya en el presente.
5. Compartir los éxitos. Utilizar experiencias positivas como referencia.
[:pt]• CONSEJOS PARA UTILIZAR GESTIÓN DOCUMENTAL (DF-SERVER)
Puede ser que un proyecto demasiado ambicioso para la gestión documental no traiga ninguna mejora a la empresa simplemente porque los usuarios no hayan conseguido utilizarlo de forma regular.
1. Involucrar a los administradores o usuarios clave. Contar con un responsable dentro de la empresa que sea capaz de transmitir todos los beneficios de la herramienta a sus compañeros, ademas de ser capaz de resolver cuestiones.
2. Sesiones de contacto. Tener en cuenta que para muchos usuarios es la primera vez que ven la herramienta. Ojo con el uso de términos muy específicos, es posible que el mensaje no llegue. Organizar sesiones de demostración de las funcionalidades más básicas a las más avanzadas progresivamente. Incluir ejemplos adaptados al sector y actividad de la empresa. Sesiones breves de 30 minutos.
3. Uso en contexto reales. Utilizar ejemplos cercanos a la empresa, adaptar estructuras y lenguaje. Explicar qué son los nuevos conceptos a utilizar.
4. Evitar mencionar el sistema. Se puede dar el caso de que uno de nuestros usuarios ya conozca la herramienta por motivos anteriores y tenga un concepto negativo de ella por alguna razón. Intentar resaltar sus ventajas y cualidades para evitar que esa connotación influya en el presente.
5. Compartir los éxitos. Utilizar experiencias positivas como referencia.