Automatización de la entrada y salida de correspondencia en colegios profesionales

Actualmente hay una clara tendencia dentro de las empresas y no es otra que la automatización de procesos, esto nos permite agilizar nuestro trabajo diario y ser más productivos. Hoy queremos dedicarle especial atención a los colegios profesionales y cómo podremos llevar a cabo la automatización de la entrada y salida de correspondencia.

Dos formas de registrar las solicitudes de entrada

Nuestro aplicativo contempla dos escenarios de registro: uno mediante correo electrónico (no presencial) y otro mediante mostrador (presencial). El proceso de cada uno de ellos se haría de la siguiente manera:

Registro de entradas vía correo electrónico

  1. Recibimos el formulario de registro vía e-mail y se exporta automáticamente en formato PDF.
  2. El formulario se guarda automáticamente en una carpeta de entrada.
  3. Se le aplica un sellado.
  4. Una vez sellada la solicitud, se cumplimenta los índices necesarios del libro registro de entrada.
  5. De forma automática se reenviará al remitente su registro de entrada sellada.
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Proceso de entrada vía mostrador

  1. Escaneamos la solicitud de entrada y se guarda en formato PDF.
  2. El documento se sella automáticamente.
  3. Una vez sellado, lo imprimiremos para facilitárselo al solicitante.
  4. Cumplimentamos los índices necesarios para el libro registro de entrada.
  5. Tramitación interna.

Es importante recalcar que a medida que se van haciendo los registros de las solicitudes se van cumplimentando los campos necesarios para los libros registros. Posteriormente podremos exportar estos registros en formato Excel.

Módulos necesarios -> automatización de la entrada y salida de correspondencia

Para conseguir que este proceso sea completamente automatizado, sin tener que interactuar una persona (siempre recomendamos una revisión humana para comprobar que los datos son correctos), tendremos que usar los siguientes módulos:

  • Módulo DF-FORMS: con este aplicativo podremos crear cualquier tipo de formulario para recoger datos de solicitudes, formaciones… Su registro es online y sin necesidad de impresión.
  • Módulo de correo electrónico: podremos configurar varias cuentas receptoras de correos para recoger tanto los archivos adjuntos a estos como el cuerpo y el asunto. Posteriormente se deposita toda la documentación del correo en una carpeta de entrada donde se sellará la documentación. Al finalizar se le reenviará un correo al remitente con su documentación sellada.
  • Módulo ADI: nos va a permitir extraer todos los datos de los formularios que hemos creado con el DF-FORMS para cumplimentar los índices necesarios del libro registro.