Cinco tareas rutinarias donde la gestión documental es imprescindible

Llevamos varias publicaciones comentando sobre la importancia de la personalización y adaptación de los programas de gestión documental en una oficina. Es cierto que las variantes en estructura, procesamiento y forma de trabajar son múltiples, pero hay una serie de rutinas que toda organización necesita suplir como necesidades básicas y esenciales en su trabajo diario. Son funcionalidades casi estándar en el 90% de las empresas y que se podrían cubrir con productos como estos:

Búsquedas: diariamente quién no necesita retomar o tomar mano de un documento antiguo, de un fichero archivado en el repositorio o de consultar un dato específico en algún archivo guardado. Con la gestión documental podemos destinar únicamente unos segundos a esta tarea, ahorrándonos mucho tiempo en nuestro día a día. Actualmente, con los gestores documentales es posible buscar por cualquier palabra contenida en el texto, por título o incluso por elementos anexos al archivo, como puede ser buscar por formato, por fecha de alta, por características del sello aplicado, etc…además, la posibilidad de utilizar comodines en aquellas cifras o caracteres que no recordemos o la indiferencia del uso de mayúsculas o minúsculas o el uso o carencia de tildes, facilita dicho proceso.

Ejecución tareas básicas de oficina: la gestión documental pretende llevar a un escenario basado en la digitalización de documentos, todas aquellas tareas de oficina que podemos hacer con un papel, agenda, post-it, bloc de notas, etc. Con la utilización de un gestor documental podemos igualmente ejecutarlas llevadas al formado digital: sellos virtuales, notas que no se pierden ni se despegan, alertas o avisos que nos anuncian de tareas urgentes o fechas límite de ejecución con notificaciones por pantalla o correo electrónico, etc.

Gestión de pedidos: un número elevado de empresas de nuestro país tiene una problemática o necesidad de gestión importante en la recepción y tramitación de pedidos. Estos se reciben desde múltiples vías: por correo electrónico, por formulario, por mostrador, en formato papel…el escenario ideal pasaría por intentar unificar esas vías de entrada por una única vía , que sería la digitalización de documentos y que incluso nos permita la recepción del pedido por correo electrónico mediante un formulario estándar del que pudiésemos extraer los datos que nos interesan para la gestión de pedidos. Como no siempre puede ser así y a veces hay que conservar los diversos métodos, conviene ajustar procesos sencillos que facilitan la organización de archivos.

Aprobación y certificación de facturas recibidas: somos muchos los que recibimos constantemente facturas de nuestros proveedores por lo que necesitamos una buena organización de archivos. Con los programas de gestión documental homologadas por la Agencia Tributaria, no sólo podremos gestionar dichas facturas mediante flujos de validación o aprobación sino que también podremos certificarlas y conservarlas en nuestro repositorio documental con total validez fiscal en formato electrónico e incluso archivarlas automáticamente por proveedor o por fecha.

Archivado: podríamos mencionar muchas actividades más, pero la gestión documental inteligente es una de las más esenciales a la hora de clasificar, guardar y posteriormente consultar la información que manejamos. Con sistemas de gestión de archivos podremos configurar incluso mediante procesos automáticos el clasificado de nuestros documentos digitales desde el propio escáner o incluso la posibilidad de que nos cree automáticamente carpetas por año-mes de cada uno de nuestros proveedores o clientes, por ejemplo, consiguiendo así una estructura ordenada y adecuada.

En definitiva, se busca la eficacia y comodidad en tareas a priori improductivas que un programa de gestión documental puede hacer por nosotros y que, a su vez, nos ayuda a manejarnos de una forma óptima en nuestra oficina.

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