Não perca os seus documentos, tempo e dinheiro: salve e manipule-os num gestor de documentos

Com uma breve apresentação, demonstraremos rapidamente as vantagens de tratar a documentação em papel:
NÃO HÁ QUALQUER COMPARAÇÃO POSSÍVEL …

Ficheiro em papel
Guardar 2.000 documentos= 5 dias
Pesquisar 1 documento= 5 minutos
Editar, fotocopiar 1 doc.= 2 minutos
Destruir= Tempo e dinheiro
Envio= Tempo e dinheiro

Ficheiro electrónico
Digitalizar 2.000 documentos= 2 horas
Pesquisar 1 documento= 5 segundos
Editar 1 doc.= 10 segundos
Eliminar= Rápido e sem custo
Envio= Rápido e sem custo

Mais de 50% das informações contidas no arquivo nunca serão usadas. 100% poderia estar disponível num écran de computador.
Manipular papel, documentos, de um pequeno arquivo requer pelo menos 500 h a 1.000 h por ano.

 ROI: de 6 a 12 meses.
 Capacidade de gerir dados+300%!
 Gerir o tempo util+10%!

No trabalho de toda a empresa, incluindo os decisores, 6.000 euros, … 9.000 euros e mais, é o custo que cada ano requer a manipulação de documentos.
Gastam-se pelo menos 2.000 euros por ano em papel, toner, máquinas, arquivadores, energia, clips, blocos de notas, pastas, selos, envelopes, ligações, A amortização de um gestor documental estará perto dos 6 meses.

Qualquer investimento na implementação de um sistema GESTOR DOCUMENTAL INTELIGENTE (integral) tem o ROI garantido:

A mudança cultural que envolve passar do documento físico para o digital é tão grande e tão inovadora que requer uma certa medida comparativa entre as duas opções.

Estamos tão habituados a lidar com o papel, que assumimos qualquer custo (incluindo o ambiental) que isto suponha.

A “cultura” do papel invade todas as áreas da empresa, a um custo que não é comparável, com a opção digital.
Agora descobrimos que com a mudança de sistema (graças à tecnologia), podemos ganhar muito mais economizando cerca de 90%

EFICÁCIA
Um valor de grande importância é que a informação dominante no gestor de documentos é totalmente visível, já que todos os dados no documento são digitalizados e não apenas o de um documento específico.

As informações tornam-se corporativas e universais … instantaneamente. Sem perder um segundo.
Finalmente, é possível, fácil e imediato associar documentos, vinculá-los a pastas, projectos, estudos, arquivos, … Essa é um óptima forma de gerir documentos.
As informações já podem ser tratadas independentemente do formato, físico, conteúdo ou estrutura.

Um sistema de gestão de ficheiros bem configurado, mesmo que apenas com funcionalidades básicas, permite cumprir com leis como de Proteção de Dados, Propriedade Intelectual, RC, Finanças …

Os backups garantem a estabilidade da informação face a qualquer tipo de sinistro.

Por fim, o acesso à informação e seus diferentes graus de confidencialidade estão melhor protegidos do que nunca.

Cada utilizador só pode aceder a certos arquivos.

A AUDITORIA de cada documento digital, o controle total de cada mudança ou versão, registando o anterior, a gravação de cada alteração no documento, (quem, quando, o que, …), fornece evidência de grande utilidade para todas as áreas de gestão, resolução de incidências, …

Os FLUXOS DE TRABALHO de cada documento suportam a gestão de qualquer linha de acção e respectivo registo.

O trabalho diário é simplificado graças ao controle de processos e REGISTOS.

Hoje, cada documento físico começa e termina em si próprio, no seu próprio ciclo. Com anexos, notas, relatórios, … juntos, mas não associados.

Riscos latentes de perda de dados, apropriação indevida, incumprimento de requisitos legais. Certeza de segurança para todos os riscos.

Com uma visão de futuro e um desejo de competitividade imediata, só podemos considerar uma implementação INTEGRAL e efectiva de gestão de documentos. Um sistema complexo de informações interligadas.

0