Mitos e verdades sobre gestão de documentos

Ainda há empresas com algum medo de implementar um gestor de documentos e deixar o uso do papel, que hoje é o suporte fundamental em muitas organizações. Isso pode ser devido à existência de certos mitos que são criados á volta dos escritórios sem papel e que, consequentemente, tornam difícil adopção dos mesmos.

O software é uma ferramenta difícil de usar.

* Tudo o que o cliente não conhece cria medo e mais, quando trabalha da mesma forma durante anos com papel. Os principais adversários da implementação de gestão de documentos são as pessoas envolvidas no processo, ou seja, aqueles que trabalharão com o sistema de gestão de documentos. No entanto, uma vez que tenham conhecimento dos benefícios que um sistema de gestão de documentos implica, começarão a apreciar a mudança. Os criadores de software tentam sempre um design simples e intuitivo para dar resposta ao maior numero possível de utilizadores.

A gestão de documentos digitais não é segura.

*Com um gestor de documentos, a segurança é maior que a inerente aos processos com base em papel, uma vez que o software permite definir funções para cada pessoa, controlando quem pode ver , editar ou partilhar o documento. É possível estabelecer backups e recuperar documentação danificada ou perdida. Por outro lado, o controle da documentação no formato tradicional (papel) é limitado ao espaço físico onde o documento está localizado, com as possíveis consequências da deterioração física ou perda devido a um sinistro (incêndio, inundação …)

Os benefícios de instalar um gestor de documentos só são visíveis depois de um longo período.

* As empresas que já digitalizam documentos podem confirmar que o custo do projecto não foi uma despesa, mas um investimento no futuro, beneficiando de uma metodologia de trabalho muito mais eficiente, económica e ecológica. Entre as grandes vantagens estão as reduções de tempos de pesquisa, melhor desempenho, maior eficiência e optimização de processos. Além disso, a redução de necessidade de espaços físicos e a diminuição do uso de papel também são notáveis e, claro, a economia de tempo de trabalhadores que deixam de se dedicar a tarefas de escritório improdutivas.

Todo o papel deve ser eliminado para alcançar o conceito “Escritório sem papéis.

* Todas as mudanças são graduais, pelo que, na adopção de um sistema de gestão de documentos, a redução de papel não é imediata. É importante verificar que existem certos documentos que, por lei, não devem ser destruídos ou têm um tempo de conservação específico.

Elimina postos de trabalho.

* Não é certo; O trabalho de nossos funcionários é facilitado. As horas de trabalho associadas ao processamento de documentos em papel, graças à digitalização dos mesmos,são investidas em tarefas mais rentáveis e produtivas para a empresa. Além de fornecer resultados rápidos em pesquisas, processos e fluxos de trabalho, etc.

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