Melhore a produtividade do seu centro educativo com gestão de documentos.

As escolas, como outros sectores, também têm necessidades em termos de digitalização de documentos e gestão de ficheiros. Os centros deste tipo não só gerem a sua própria documentação de gestão, de todos os cursos, graus, mestrados, etc. que oferecem, mas também a documentação associada a cada aluno matriculado.
Os principais problemas que se apresentam são os seguintes:
o Gerir grandes volumes de documentação para cada curso e cada aluno matriculado e ter uma classificação correta numa estrutura organizada e hierárquica.
o E-mails recebidos continuamente, razão pela qual o REGISTO DE ENTRADA E SAÍDA DE CORRESPONDÊNCIA deve ser tratado como uma prioridade.
o Impressão de um elevado número de e-mails (recebidos e enviados) para registo e arquivo de papel físico com documentação sobre cursos oferecidos, pré-inscrições, contratos, inscrições, diplomas, etc.
o Selecção manual de todos os documentos de entrada e saída que devem ser guardados.
o Armazenamento de documentação física (por imperativo legal durante um determinado período) dos alunos, o que significa um importante volume documental que ocupa bastante espaço físico e implica possíveis complicações em termos de burocracia, segurança e confidencialidade dos dados que devem ser mantidos .
o Estabelecimento de comunicação com pais, estudantes, administradores, fornecedores, outros centros … e o tratamento devido de cada canal.
Possíveis soluções para estas necessidades podem ser:
o Evitar imprimir e-mails (poupando tempo e dinheiro) procedendo à digitalização completa de documentos.
o Dar a possibilidade de registo on-line para os cursos oferecidos.
o Utilizar um processo automático para a inserção dos dados de inscrição (com data e hora automática e número de registo) e posterior validação do registo do curso.
o Configurar um arquivo automático da documentação recebida que classifica os ficheiros por curso e estudante e até mesmo agrupa ou vincula esta documentação em conjunto.
o Fluxos de trabalho parametrizados que gerem a candidatura de um novo aluno, a seu registo por curso assistido, através de processos de inscrição, validação, exame, etc.
o Enviar notificações por e-mail a professores ou alunos.
o Adicionar funcionalidades de acesso externo ao gestor de documentos para que os alunos possam consultar toda a sua documentação on-line.
o Integrar com outros programas de gestão de ficheiros usados no centro.
Existem programas de gestão de documentos: como o DF-SERVER, que possuem módulos específicos que nos permitem processar e preencher formulários on-line e até mesmo anexar documentação adicional necessária para processos de registo ou exame.
Em resumo, através de um sistema de gestão de documentos, podemos digitalizar, arquivar e catalogar toda a documentação gerada e recebida, para facilitar as tarefas administrativas e para que a informação se troque entre o centro, alunos, departamentos e com a administração ou mesmo com os fornecedores.

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