GESTOR DE FICHEIROS: A SOLUÇÃO INTELIGENTE

A gestão de ficheiros é é a manipulação eficiente num repositório central. O objetivo da digitalização de documentos é reduzir os custos e o espaço, assim como, obter acesso imediato a toda a informação.

Benefícios

 

  • Poupança: o gestor de ficheiros permite a redução do espaço físico de armazenamento e do tempo gasto em pesquisas e outras tarefas.

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  • Segurança: A a informação está mais segura, convertendo os acessos em passwords, os acessos não autorizados, a integração da informação, a rastreabilidade e a cópia de segurança.

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  • Ecológico: É amigável para com o meio ambiente.

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  • Produtividade: A utilização de um sistema de gestão de ficheiros agiliza os processos e a produtividade melhora ao ter um acesso mais rápido e eficiente à informação.

poupança do tempo com DF-Server gestão documental

  • Acessibilidade: A gestão de ficheiros é feita de uma forma segura e rápida, uma vez que se tem acesso a todos os documentos em formato digital, estando disponível as 24 horas do dia durante os 365 dias anuais.

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Quem necessita um sistema de gestão documental?

  • Todas as empresas independentemente do seu tamanho ou natureza geram informação pelo que são susceptíveis de necessitar serviços de administrador de de ficheiros.

  • Organização de ficheiros. É importante ter em conta o uso eficiente do espaço é uma vez que na maioria não serão feitas pesquisas, mas serão arquivados por precaução. Os documentos em papel podem ocupar muito espaço e representar custos elevados, sendo a digitalização destes a solução ótima.

  • Manter o controlo de acesso aos documentos e ter a sua rastreabilidade. de auditoria

  • Realizar pesquisas rápidas e flexíveis dentro do documento digital.

  • Assegurar a informaçao. A digitalização de documentos evita a perda de ficheiros importantes perante situações imprevisíveis como, por exemplo, em caso de incêndios e inundações.

Características fundamentais que um gestor documental inteligente deve solucionar.

  • Autoclasificaçao: de documentos ao arquivo electrónico num único clic.

  • Pesquisas: rápidas e precisas da informação.

  • Interface intuitivo: de fácil utilização para qualquer utilizador, isto porque um dos principais objetivos do gestor de ficheiros é a otimização do tempo de pesquisa.

  • Digitalização certificada: destruição de documentos com solvibilidade legal.

  • Work-flow: otimização de processos e fluxos de trabalho, no que toca a pesquisa e organização de ficheiros.

  • Gestão de mail: cada vez más imprescindível.

  • Aplicação horizontal e completa: garantia de sucesso.

  • Formato aberto: adoptar um novo software não pode ser uma barreira.