Como a gestão de documentos pode reduzir os custos da sua PME

A quantidade de informações que é tratada hoje na PME, tanto em formato de papel como em formato digital, é tão grande que torna-se indispensável adoptar um sistema de gestão de documentos.
O principal objectivo desse sistema é organizar ficheiros e gerir documentos eficientemente armazenando documentos de forma segura através de procedimentos simples.
Com o surgir das novas tecnologias, os sistemas de gestão de documentos permitiram “reformar” prateleiras e armários cheios de documentação para se tornarem sistemas de gestão de documentos integrados com capacidade de armazenamento infinita. Veja como um gestor de documentos ajuda a reduzir custos:

Ao integrar-se nos sistemas de gestão de documentos, os processos são mais eficientes. Graças à optimização de processos, a eficiência é alcançada na execução de tarefas que exigem a criação ou processamento de documentos. As informações principais não devem estar em dispositivos locais, mas sim num repositório centralizado e acessíveis a partir de qualquer dispositivo (computador, telemóvel, tablet …) Trabalhar com um bom programa de gestão de documentos na PME evita más práticas, como a transferência sem controlo de documentação através de e e-mail e pastas em redes, porque estes procedimentos não são seguros e podem causar, por exemplo, incidentes para tornar públicas informações confidenciais.

Economize tempo e espaço. O gestor de documentos permite armazenar todo o tipo de documentação, em qualquer formato. Os documentos digitais são facilmente armazenados num gestor de documentos e para aqueles que chegam em papel, existem processos de digitalização que podem converter um documento de várias páginas num único arquivo digital usando scanners ou máquinas multi-funcionais.
Através destes sistemas de gestão de documentos, as PME economizam no armazenamento de papel, mantendo toda a documentação em formato digital com a consequente economia de espaço físico.
Parte da economia de espaço também é indirectamente dada pelo controle de versão de documentos. Com esta funcionalidade, podemos gerir e consultar diferentes versões, recuperar as diferentes versões de um mesmo documento e recuperá-lo em qualquer ponto, evitando também a duplicação

Da mesma forma, também é possível economizar tempo em pesquisas.
Graças à atribuição de metadados e reconhecimento de OCR, podemos pesquisar a documentação por muitos parâmetros, como nome do documento, conteúdo de texto, por carimbos e notas, índices, formato, número de páginas …
Em média, os funcionários gastam cerca de 30 a 40 por cento do seu tempo na busca da informação que necessária para realizar as tarefas diárias. Os efeitos de não encontrar essa informação, não localizá-la em tempo útil ou não ter o formato apropriado,derivam em altos custos para a empresa.

Poupe dinheiro
Estima-se que se pode economizar entre 50% e 70% em material de escritório, como papel, toners, fotocópias, faxes, selos, envelopes, rótulos, pastas, cadernos …

O uso de um gestor documental permite aos funcionários reduzir o tempo gasto no arquivo e busca de documentação e concentrar esforços noutras tarefas que trazem mais valor para a empresa, economizando tempo, espaço e dinheiro de forma considerável.

Economia graças à segurança da informação
Um gestor de documentos deve ser um sistema completo. Não só armazena informações de forma ordenada e optimiza os processos, mas também garante informações em caso de eventos e incidentes catastróficos.

Para isso deve dispor de um sistema de backup localizado num local diferente do sistema principal, para que possa recuperar informações em caso de catástrofes, como incêndio, inundação, roubo, ataques de hackers …

O custo da perda de informação pode ser tão elevado que pode até levar ao encerramento da empresa.

Da mesma forma, um sistema de gestão de documentos controla o acesso à informação. Podemos saber quem consulta um documento específico, em que momento, que operações realiza no mesmo … e também permite a realização de backups para que todas as informações da nossa empresa estejam sempre seguras.

Em resumo…

– O tempo de consulta é reduzido
– Os documentos electrónicos são mais fáceis de editar, reutilizar e enviar
– O ficheiro electrónico pode ser acedido imediatamente desde qualquer localização geográfica .
– Minimiza a possibilidade de perda de documentos.
– Garantia de maior segurança da informação
– Economiza tempo, espaço e dinheiro

Cada PME, independentemente do seu tamanho e características, precisa de um gestor de documentos, um sistema capaz de guardar a informação de forma útil e que permite acesso à mesma de forma simples e através de diferentes dispositivos, cumprindo os requisitos de segurança necessários.

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