Para facilitar tanto o uso como la instalação dos nossos produtos, recompilámos as perguntas que os nossos clientes nos fazem com mais frequência para que, numa página, possa encontrar a resposta que melhor se adapte ao que pretende saber. Seleccione uma das categorias para ver las perguntas frequentes.

Acesso externo

Claro que sim. O cliente de DF-SERVER EVO permite o uso de servidores RDP como Terminal Server ou Citrix.

Para além das restrições de acesso a arquivos que pode definir em Windows e de mais de 40 tipos de restrições que permite DF-SERVER para utilizadores, pode enviar ficheiros por email de forma segura criando links direct link definidos com o módulo Direct Link.

Para além dos sistemas de acesso tradicionais fora da LAN que podem oferecer os sistemas de redes informáticas, como o escritório remoto, DF-SERVER EVO dispõe de vários módulos que respondem a todas as necessidades de acesso a informação, desde o exterior:

  • Módulo Web: acesso por Internet, num ambiente que permite inclusivamente actuar em fluxos de trabalho.
  • Módulo Direct Link: partilha informação mediante envio de um link, permitindo que quem o recebe possa assinar o mesmo com um certificado digital, imprimir, descarregar ou enviar o documento por mail.
  • Módulo Mobile: acede à informação por meio da nossa App e actua sobre os documentos como se estivesse a trabalhar com o gestor documental. Disponível para dispositivos Android, Windows Phone e Apple iOs.

Para obter informação mais detalhada e uma comparação dos módulos disponíveis nas versões de DF-SERVER EVO pressione este link.

Actualizações

Claro que não. Em DF-SERVER EVO preocupa-mos-nos sempre por dar resposta a todas a novidades tecnológicas e ás necessidades reais dos nossos potenciais clientes, pelo que não deixamos de investir em I+D.

As actualizaçoes e as novas versoes de producto nao representam um gasto adicional para o cliente.

No caso das actualizações, estas serão realizadas de forma automática e não necessitam que intervenha nenhum técnico especializado.

Auditoria

Na auditoria de DF-SERVER ficam registadas as acções de cada utilizador, pelo que pode comprovar que utilizador actuou sobre que documentos.

Buscas

DF-SERVER EVO permite automatizar processos repetitivos e intuitivos, como a classificação automática de documentação estruturada; por texto ou palavras no conteúdo, elementos do nome do ficheiro, lendo um código de barras ou mediante índices associados ao mesmo. DF-SERVER identifica o documento, e trabalha sobre o mesmo, colocando-o numa pasta windows, e de forma automática, sem intervenção humana.

A única intervenção do utilizador será digitalizar o documento.

Pode encontrar o su documento graças aos potentes motores de pesquisa de DF-SERVER EVO.

Conhecendo um dado ou um elemento parcial, pode encontrar o seu documento. A pesquisa pode ser realizada de forma rápida e intuitiva, com base num grande numero de opções: palavra ou frase do texto do documento, nome (total ou parcial) do ficheiro, data contida (independentemente do formato), data de modificação do documento, data de incorporação no gestor documental, selo/carimbo utilizado, anotação, aviso, valor de índice (metadata), etc.

Classificação

DF-SERVER EVO permite automatizar processos repetitivos e intuitivos, como a classificação automática de documentação estruturada; por texto ou palavras no conteúdo, elementos do nome do ficheiro, lendo um código de barras ou mediante índices associados ao mesmo. DF-SERVER identifica o documento, e trabalha sobre o mesmo, colocando-o numa pasta windows, e de forma automática, sem intervenção humana.

A única intervenção do utilizador será digitalizar o documento.

Digitalização certificada

DF-SERVER EVO está homologado pela Agencia Tributaria Española desde 2008 para a digitalização certificada de documentos. Este processo permite a destruição de facturas recebidas e de documentos substitutos, uma vez que o documento digital criado é válido para apresentação às autoridades fiscais espanholas.

Estas opções estão disponíveis com a compra do módulo de digitalização certificada.

Distribuidores

Claro que sim! Apenas será necessário definir data e hora para proceder a uma demonstração remota. Esta teria uma duração aproximada de 1 hora e 30 minutos.

Ponha-se em contacto connosco para gerir o seu pedido de demonstração.

Actualmente DF-SERVER EVO conta com diversos distribuidores em Espanha e em Outros Países.

Consulte a sua zona de distribuidores e confirme quais são as empresas que trabalham connosco, podendo comprovar a respectiva informação de contacto: direcção, telefone e sítio web.

Assinatura

Mediante dispositivos Wacom, DF-SERVER EVO permite recolher o que se escreva nesse dispositivo (por exemplo uma assinatura manual) e incluir a mesma nos documentos que pretenda, identificando a posição e em que páginas do documento se coloca essa informação.

Instalação

Claro que sim. O cliente de DF-SERVER EVO permite o uso de servidores RDP como Terminal Server ou Citrix.

Sim.  Apenas será necessário que considere os requisitos de sistema e recursos de hardware necessários.

Categories: Instalação, Técnicas

Aconselhamos que disponha de um servidor específico para instalar DF-SERVER EVO e que este esteja conforme os requisitos de hardware e software recomendados, uma vez que para processos como por exemplo a extracção por OCR de elementos de texto, será necessária uma grande quantidade de recursos.

Categories: Instalação, Técnicas

Tanto passar a una versão superior como a uma inferior é extremamente simples; apenas teria que mudar a chave do produto (proporcionada pelo fabricante) passando de forma imediata á nova versão e características.

Os documentos nunca deixam de ser ficheiros dentro de uma estrutura de pastas de Windows, pelo que sempre tem a sua informação disponível sem que esta seja refém de DF-SERVER EVO.

Se os documentos sao ficheiros Windows, ou se estes podem ser exportados a Windows, sim.

No que diga respeito a informação documental que não estivesse incluída no próprio ficheiro (metadata , notas, etc…) e que esteja na base de dados do gestor documental anterior, levar a informação a DF-SERVER EVO dependerá da possibilidade de aceder ao conteúdo dessa base de dados ou de uma colaboração com serviço técnico do gestor documental anterior.

Categories: Instalação, Técnicas

As actualizaçoes e as novas versoes de producto nao representam um gasto adicional para o cliente.

No caso das actualizações, estas serão realizadas de forma automática e não necessitam que intervenha nenhum técnico especializado.

DF-SERVER EVO não fica com a propriedade dos documentos, pelo que os mesmos ficam com a mesma estrutura, ordenados em pastas de Windows. Como tal, o limite de numero de documentos depende da capacidade de armazenamento do seu sistema Windows.

Por outro lado, DF-SERVER permite que configure vários arquivos de documentos que podem residir em vários pontos de rede, o que permite centralizar o acesso à informação mesmo que esta resida em sistemas dispersos.

As necessidades de sistema operativo e acima de tudo de hardware que são necessárias  para instalar DF-SERVER EVO dependerão da carga de trabalho que tenha que suportar a aplicação. No entanto, podemos dar indicações com base no que seriam os requisitos para uma instalação e funcionamento normais:

  • Hardware mínimo.
    • Microprocessador Intel i5 (4 núcleos) ou equivalente.
    • 4 GB de memoria RAM.
    • Rede a 100 Mbps.
    • 250 Gb de espaço em disco livres na unidade do sistema.
  • Hardware recomendado.
    • Microprocessador Intel i7 (4 núcleos) ou equivalente.
    • 8 GB de memoria RAM.
    • Rede a 1000 Mbps (1 Gbps).
    • 500 GB de espaço em disco livres na unidade do sistema
  • Sistemas operativos suportados.
    • Windows Server 2012.
    • Windows Server 2008 e Windows Server 2008 R2.
    • Windows Server 2003 com SP2 (não recomendado porque deixa de ter suporte).
    • Windows 10.
    • Windows 8 e Windows 8.1.
    • Windows 7 (‘Home Premium’, ‘Professional’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ e as edições ‘N’ de qualquer destas versões).
    • Windows Vista com SP1 ou superior (‘Home Premium’, ‘Business’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ e as edições ‘N’ de qualquer destas versões). (não recomendado porque deixa de ter suporte)
    • Windows XP Professional com SP3 e .NET Framework 4.0 instalado. (não recomendado porque deixa de ter suporte)
Categories: Instalação, Técnicas

Integração

Utilizando o conector ODBC pode associar o conteúdo da sua base de dados com a de outros programas. Existe ainda a alternativa do módulo ToolBox para que o seu departamento informático proceda ao desenvolvimento de soluções próprias de integração.

Módulos DF-SERVER EVO

Utilizando o conector ODBC pode associar o conteúdo da sua base de dados com a de outros programas. Existe ainda a alternativa do módulo ToolBox para que o seu departamento informático proceda ao desenvolvimento de soluções próprias de integração.

DF-SERVER EVO dispõe de quatro versões:

As diferencias estão no número de utilizadores, motores de processamento e na menor ou maior inclusão de módulos: digitalizaçao certificada, módulo ADI, módulo WorkFlow, módulo Mobile, módulo Direct Link, módulo Web, módulo Click and Search, etc.

Pode ver mais informação e uma comparação dos diferentes módulos disponíveis em cada versão de DF-SERVER EVO seleccionando este link.

DF-SERVER EVO está homologado pela Agencia Tributaria Española desde 2008 para a digitalização certificada de documentos. Este processo permite a destruição de facturas recebidas e de documentos substitutos, uma vez que o documento digital criado é válido para apresentação às autoridades fiscais espanholas.

Estas opções estão disponíveis com a compra do módulo de digitalização certificada.

Para além dos sistemas de acesso tradicionais fora da LAN que podem oferecer os sistemas de redes informáticas, como o escritório remoto, DF-SERVER EVO dispõe de vários módulos que respondem a todas as necessidades de acesso a informação, desde o exterior:

  • Módulo Web: acesso por Internet, num ambiente que permite inclusivamente actuar em fluxos de trabalho.
  • Módulo Direct Link: partilha informação mediante envio de um link, permitindo que quem o recebe possa assinar o mesmo com um certificado digital, imprimir, descarregar ou enviar o documento por mail.
  • Módulo Mobile: acede à informação por meio da nossa App e actua sobre os documentos como se estivesse a trabalhar com o gestor documental. Disponível para dispositivos Android, Windows Phone e Apple iOs.

Para obter informação mais detalhada e uma comparação dos módulos disponíveis nas versões de DF-SERVER EVO pressione este link.

OCR

Ao modificar documentos, DF-SERVER EVO volta a analisar o mesmo com OCR e armazena automaticamente uma versão desse ficheiro; pelo que sempre dispomos do texto extraído da ultima modificação e sempre teremos guardadas as versões anteriores.

Pós-venda

Actualmente DF-SERVER EVO conta com diversos distribuidores em Espanha e em Outros Países.

Consulte a sua zona de distribuidores e confirme quais são as empresas que trabalham connosco, podendo comprovar a respectiva informação de contacto: direcção, telefone e sítio web.

Tanto passar a una versão superior como a uma inferior é extremamente simples; apenas teria que mudar a chave do produto (proporcionada pelo fabricante) passando de forma imediata á nova versão e características.

Uma vez adquirido o produto dispõe de uma garantia de serviço de 3 meses. Terminado este período pode optar por duas formas de serviço de suporte com base no tempo de resposta que pretenda; standard ou prioritária (esta ultima opção tem um incremento de 15% no custo de manutenção e serviço).

Testar DF-SERVER EVO

Efectivamente, dispomos de um tipo de licencia denominado demo para os potenciais clientes que pretendam experimentar DF-SERVER antes de adquirir o mesmo, com um limite de 30 dias.

Processos automáticos

DF-SERVER EVO permite dois tipos de fluxos de trabalho:

  • De execução automática e sem intervenção (processos automáticos)
  • De execução manual com acção de um ou mais utilizadores (WorkFlow).

Ambos podem ser associados entre si.

Segurança

Os documentos nunca deixam de ser ficheiros dentro de uma estrutura de pastas de Windows, pelo que sempre tem a sua informação disponível sem que esta seja refém de DF-SERVER EVO.

Tendo a informação em ficheiros informáticos é importante e necessário proceder à realização de backups dessa mesma informação de forma periódica e automatizada.

Assim, face a qualquer problema, poderíamos recuperar a informação necessária de forma fácil, segura e rápida.

DF-SERVER EVO não fica com a propriedade dos documentos, pelo que os mesmos ficam com a mesma estrutura, ordenados em pastas de Windows. Como tal, o limite de numero de documentos depende da capacidade de armazenamento do seu sistema Windows.

Por outro lado, DF-SERVER permite que configure vários arquivos de documentos que podem residir em vários pontos de rede, o que permite centralizar o acesso à informação mesmo que esta resida em sistemas dispersos.

Para além das restrições de acesso a arquivos que pode definir em Windows e de mais de 40 tipos de restrições que permite DF-SERVER para utilizadores, pode enviar ficheiros por email de forma segura criando links direct link definidos com o módulo Direct Link.

Dependendo da versão, DF-SERVER EVO dispõe da seguinte política de utilizadores:

  • Basic Edition: limitado a 1 utilizador (e 3 utilizadores adicionais com capacidade de pesquisa de documentos).
  • Soft Edition: inicialmente 3 utilizadores, podendo aumentar em packs de 1 a 10.
  • Professional Edition: inicialmente 5 utilizadores, podendo aumentar em packs de 5, sem limite.
  • Premium Edition: inicialmente 10 utilizadores, podendo aumentar em packs de 5, sem limite.

Pode obter mais informação e uma comparação dos diferentes módulos disponíveis nas versões de DF-SERVER EVO pressionando este link.

Sim. Esta opção não limita o numero de dispositivos desde os que pode aceder a DF-SERVER, mas limita o numero de utilizadores que podem trabalhar de forma simultânea.

Não é possível. Se um utilizador tenta aceder a DF-SERVER utilizando uma conta que já está associada a outro utilizador este recebe um aviso de que tenta entrar com credenciais duplicadas e pode escolher entre desistir ou confirmar a acção, provocando a saída automática do sistema.

Na auditoria de DF-SERVER ficam registadas as acções de cada utilizador, pelo que pode comprovar que utilizador actuou sobre que documentos.

Deve ter em conta que os ficheiros que mete em DF-SERVER EVO continuam a ser ficheiros independentes num ambiente windows, pelo que as restrições de acesso definidas em windows continuam a ser aplicadas. e toda forma, DF-SERVER EVO permite configurar vários níveis de segurança:

  • Acesso de utilizadores por meio de chave numérica, utilizador-password ou impressão digital.
  • Autorizações de acesso a pastas/ficheiros a utilizadores ou grupos de utilizadores de DF-SERVER EVO.
  • Autorizações de sistema com mais de 40 parâmetros configuráveis. Qualquer acção de um utilizador sobre os ficheiros e pastas fica registada no histórico da aplicação.

Sobre DF-SERVER EVO

Claro que não. Em DF-SERVER EVO preocupa-mos-nos sempre por dar resposta a todas a novidades tecnológicas e ás necessidades reais dos nossos potenciais clientes, pelo que não deixamos de investir em I+D.

Efectivamente, dispomos de um tipo de licencia denominado demo para os potenciais clientes que pretendam experimentar DF-SERVER antes de adquirir o mesmo, com um limite de 30 dias.

Claro que sim! Apenas será necessário definir data e hora para proceder a uma demonstração remota. Esta teria uma duração aproximada de 1 hora e 30 minutos.

Ponha-se em contacto connosco para gerir o seu pedido de demonstração.

Tanto passar a una versão superior como a uma inferior é extremamente simples; apenas teria que mudar a chave do produto (proporcionada pelo fabricante) passando de forma imediata á nova versão e características.

DF-SERVER EVO dispõe de quatro versões:

As diferencias estão no número de utilizadores, motores de processamento e na menor ou maior inclusão de módulos: digitalizaçao certificada, módulo ADI, módulo WorkFlow, módulo Mobile, módulo Direct Link, módulo Web, módulo Click and Search, etc.

Pode ver mais informação e uma comparação dos diferentes módulos disponíveis em cada versão de DF-SERVER EVO seleccionando este link.

Os documentos nunca deixam de ser ficheiros dentro de uma estrutura de pastas de Windows, pelo que sempre tem a sua informação disponível sem que esta seja refém de DF-SERVER EVO.

Uma vez adquirido o produto dispõe de uma garantia de serviço de 3 meses. Terminado este período pode optar por duas formas de serviço de suporte com base no tempo de resposta que pretenda; standard ou prioritária (esta ultima opção tem um incremento de 15% no custo de manutenção e serviço).

As actualizaçoes e as novas versoes de producto nao representam um gasto adicional para o cliente.

No caso das actualizações, estas serão realizadas de forma automática e não necessitam que intervenha nenhum técnico especializado.

Em primeiro lugar recomendamos que vejam como funciona DF-SERVER mediante uma demonstração online ou in situ, para que se confirme se este gestor documental se adapta ás vossas necessidades.

O passo seguinte seria a realização de uma análise e auditoria, recolhendo informação detalhada sobre as necessidades e a forma de trabalhar na sua empresa para apresentar uma proposta comercial com base num projecto definido.

Caso aceite essa proposta, com base nos prazos de desembolso estipulados, procederíamos à instalação e configuração do gestor documental bem como á formação de técnicos e utilizadores identificados.

Tendo a informação em ficheiros informáticos é importante e necessário proceder à realização de backups dessa mesma informação de forma periódica e automatizada.

Assim, face a qualquer problema, poderíamos recuperar a informação necessária de forma fácil, segura e rápida.

DF-SERVER EVO está homologado pela Agencia Tributaria Española desde 2008 para a digitalização certificada de documentos. Este processo permite a destruição de facturas recebidas e de documentos substitutos, uma vez que o documento digital criado é válido para apresentação às autoridades fiscais espanholas.

Estas opções estão disponíveis com a compra do módulo de digitalização certificada.

DF-SERVER EVO permite dois tipos de fluxos de trabalho:

  • De execução automática e sem intervenção (processos automáticos)
  • De execução manual com acção de um ou mais utilizadores (WorkFlow).

Ambos podem ser associados entre si.

DF-SERVER EVO permite guardar, de forma automática ou manual, as versões dos documentos informáticos depois de que os mesmos sofram modificações, pelo que sempre poderemos recuperar versões anteriores dos ficheiros.

Graças à nossa tecnologia FileSystemWatcher, DF-SERVER EVO detecta as alterações que se produzem no sistema de ficheiros de Windows, seja por modificações em documentos, movimentos, mudanças de nome, eliminações, de ficheiros ou de pastas de arquivo, etc.

A acção será idêntica à de realizar as alterações desde o gestor documental.

Ao modificar documentos, DF-SERVER EVO volta a analisar o mesmo com OCR e armazena automaticamente uma versão desse ficheiro; pelo que sempre dispomos do texto extraído da ultima modificação e sempre teremos guardadas as versões anteriores.

Mediante dispositivos Wacom, DF-SERVER EVO permite recolher o que se escreva nesse dispositivo (por exemplo uma assinatura manual) e incluir a mesma nos documentos que pretenda, identificando a posição e em que páginas do documento se coloca essa informação.

Sim, e sem ter que mudar o sitio onde residem e sem modificar a estrutura de pastas existente.

DF-SERVER EVO não fica com a propriedade dos documentos, pelo que os mesmos ficam com a mesma estrutura, ordenados em pastas de Windows. Como tal, o limite de numero de documentos depende da capacidade de armazenamento do seu sistema Windows.

Por outro lado, DF-SERVER permite que configure vários arquivos de documentos que podem residir em vários pontos de rede, o que permite centralizar o acesso à informação mesmo que esta resida em sistemas dispersos.

DF-SERVER EVO permite automatizar processos repetitivos e intuitivos, como a classificação automática de documentação estruturada; por texto ou palavras no conteúdo, elementos do nome do ficheiro, lendo um código de barras ou mediante índices associados ao mesmo. DF-SERVER identifica o documento, e trabalha sobre o mesmo, colocando-o numa pasta windows, e de forma automática, sem intervenção humana.

A única intervenção do utilizador será digitalizar o documento.

Pode encontrar o su documento graças aos potentes motores de pesquisa de DF-SERVER EVO.

Conhecendo um dado ou um elemento parcial, pode encontrar o seu documento. A pesquisa pode ser realizada de forma rápida e intuitiva, com base num grande numero de opções: palavra ou frase do texto do documento, nome (total ou parcial) do ficheiro, data contida (independentemente do formato), data de modificação do documento, data de incorporação no gestor documental, selo/carimbo utilizado, anotação, aviso, valor de índice (metadata), etc.

Para além das restrições de acesso a arquivos que pode definir em Windows e de mais de 40 tipos de restrições que permite DF-SERVER para utilizadores, pode enviar ficheiros por email de forma segura criando links direct link definidos com o módulo Direct Link.

Dependendo da versão, DF-SERVER EVO dispõe da seguinte política de utilizadores:

  • Basic Edition: limitado a 1 utilizador (e 3 utilizadores adicionais com capacidade de pesquisa de documentos).
  • Soft Edition: inicialmente 3 utilizadores, podendo aumentar em packs de 1 a 10.
  • Professional Edition: inicialmente 5 utilizadores, podendo aumentar em packs de 5, sem limite.
  • Premium Edition: inicialmente 10 utilizadores, podendo aumentar em packs de 5, sem limite.

Pode obter mais informação e uma comparação dos diferentes módulos disponíveis nas versões de DF-SERVER EVO pressionando este link.

Para além dos sistemas de acesso tradicionais fora da LAN que podem oferecer os sistemas de redes informáticas, como o escritório remoto, DF-SERVER EVO dispõe de vários módulos que respondem a todas as necessidades de acesso a informação, desde o exterior:

  • Módulo Web: acesso por Internet, num ambiente que permite inclusivamente actuar em fluxos de trabalho.
  • Módulo Direct Link: partilha informação mediante envio de um link, permitindo que quem o recebe possa assinar o mesmo com um certificado digital, imprimir, descarregar ou enviar o documento por mail.
  • Módulo Mobile: acede à informação por meio da nossa App e actua sobre os documentos como se estivesse a trabalhar com o gestor documental. Disponível para dispositivos Android, Windows Phone e Apple iOs.

Para obter informação mais detalhada e uma comparação dos módulos disponíveis nas versões de DF-SERVER EVO pressione este link.

Sim. Esta opção não limita o numero de dispositivos desde os que pode aceder a DF-SERVER, mas limita o numero de utilizadores que podem trabalhar de forma simultânea.

Não é possível. Se um utilizador tenta aceder a DF-SERVER utilizando uma conta que já está associada a outro utilizador este recebe um aviso de que tenta entrar com credenciais duplicadas e pode escolher entre desistir ou confirmar a acção, provocando a saída automática do sistema.

Na auditoria de DF-SERVER ficam registadas as acções de cada utilizador, pelo que pode comprovar que utilizador actuou sobre que documentos.

Deve ter em conta que os ficheiros que mete em DF-SERVER EVO continuam a ser ficheiros independentes num ambiente windows, pelo que as restrições de acesso definidas em windows continuam a ser aplicadas. e toda forma, DF-SERVER EVO permite configurar vários níveis de segurança:

  • Acesso de utilizadores por meio de chave numérica, utilizador-password ou impressão digital.
  • Autorizações de acesso a pastas/ficheiros a utilizadores ou grupos de utilizadores de DF-SERVER EVO.
  • Autorizações de sistema com mais de 40 parâmetros configuráveis. Qualquer acção de um utilizador sobre os ficheiros e pastas fica registada no histórico da aplicação.

Claro que sim. Pode colocar em DF-SERVER, de forma rápida e intuitiva todo o tipo de informação, como correios electrónicos incluídos anexos, ficheiros descarregados da Internet, fotos, vídeos, todo o tipo de ficheiros, etc. Também pode importar todos os ficheiros informáticos que guarda nos seus sistemas.

Qualquer utilizador que trabalhe com um computador pode trabalhar com DF-SERVER.
Não será mais complexo que o uso normal de Windows ou de um programa informático habitual.

Pela sua relação funções/preço, DF-SERVER é a única solução que permite processar documentos em paralelo, com alta velocidade e precisão, motores de pesquisa optimizados para rendimentos excelentes, etc. Trabalhamos permanentemente com o objectivo de melhorar o produto e adaptar o mesmo a novos requisitos tecnológicos, tudo com um preço imbatível considerando a qualidade e versatilidade de DF-SERVER.
DF-SERVER é uma solução intuitiva e fácil de utilizar, pelo que a curva de aprendizagem dos utilizadores será menor. Dispõe de quatro versões; BASIC, SOFT, PROFESSIONAL e PREMIUM, que se adaptam a diferentes perfis de empresa  (trabalhadores por conta própria, pequenas, medias e grandes empresas…).

Sobre a gestão documental

A poupança começaria pela redução do tempo de tarefas improdutivas dos trabalhadores (encontrar documentos, organizar e arquivar…). Também reduz o numero de fotocópias de um mesmo documento (que significam gastos de electricidade, papel e componentes de fotocopiadoras). Estudando o tempo e custo em função do numero de trabalhadores e tipo de trabalho desenvolvido podemos assegurar uma poupança real e perceptível.

As pesquisas não lhe vão permitir os mesmos resultados em eficiência e eficácia que permite um gestor documental (este é um dos pilares fundamentais). Para além disso, o gestor, organiza e gere as diferentes versões dos documentos de forma rápida e eficaz.
De maneira organizada e pré-configurada, o nosso gestor documental permite executar operações e fluxos de trabalho como carimbar, validar, e integrar com outros sistemas…Também controla os direitos de acesso e execução associados aos utilizadores. Com o gestor documental dispõe de muitas formas de aceder aos documentos quando está fora do seu posto de trabalho, o que normalmente seria impossível. Um gestor documental é uma versão muito mais evoluída, versátil e potente do sistema de arquivos de Windows.

A mudança é claramente positiva, permitindo executar mais tarefas de forma simplificada, eficiente e segura. É normal que exista alguma resistência à mudança, que sabemos ter pouco fundamento, e a adaptação com DF-SERVER é fácil, beneficiando a toda a organização.

Um gestor documental traz benefícios à empresa de forma imediata: poupa tempo de pesquisa de informação, poupa espaço de armazenamento, evita extravio de documentos, melhora a segurança da informação, simplifica o processo de distribuição de informação, integra a informação com outros sistemas informáticos e permite una fantástica auditoria documental. Todos estes factores implicam uma redução de custos e de tempo gasto por trabalhadores na execução das respectivas tarefas, para além de reduzir o número de impressões, uso de papel, etc.

Todas as empresas, grandes ou pequenas, públicas ou privadas, manipulam uma grande quantidade de informação que chega por diversos meios (papel, email, internet,…) que devemos classificar e armazenar durante bastante tempo, para além de a ter que partilhar com utilizadores internos ou externos à empresa. A gestão destes conteúdos é crucial para qualquer empresa que pretenda dar um bom serviço e pretenda subsistir, com base na sua forma de trabalhar, que se pretende eficiente e rentável.

A digitalização certificada e a eliminação de facturas recebidas e documentos substitutos é uma possibilidade legal em Espanha desde 2007. Com DF-SERVER isto é possível, sempre que se tratem de documentos para apresentação exclusiva a entidades fiscais espanholas.

Podem-se certificar para garantir a integridade do documento. O único requisito é contar com um certificado digital válido, pelo que o custo será o da obtenção do mesmo.

O ideal seria digitalizar os documentos com uma definição mínima de 300 dpi (pontos por polegada)

É o processo pelo qual um documento impresso se converte em ficheiro informático. Para este procedimento necessitará um scanner de alto rendimento também conhecido por scanner documental.

É uma tecnologia que permite o tratamento da documentação produzida e recebida por uma organização no decorrer da sua actividade de forma digitalizada, aproveitando as vantagens inerentes.

Técnicas

Utilizando o conector ODBC pode associar o conteúdo da sua base de dados com a de outros programas. Existe ainda a alternativa do módulo ToolBox para que o seu departamento informático proceda ao desenvolvimento de soluções próprias de integração.

Claro que sim. O cliente de DF-SERVER EVO permite o uso de servidores RDP como Terminal Server ou Citrix.

Sim.  Apenas será necessário que considere os requisitos de sistema e recursos de hardware necessários.

Categories: Instalação, Técnicas

Aconselhamos que disponha de um servidor específico para instalar DF-SERVER EVO e que este esteja conforme os requisitos de hardware e software recomendados, uma vez que para processos como por exemplo a extracção por OCR de elementos de texto, será necessária uma grande quantidade de recursos.

Categories: Instalação, Técnicas

Os documentos nunca deixam de ser ficheiros dentro de uma estrutura de pastas de Windows, pelo que sempre tem a sua informação disponível sem que esta seja refém de DF-SERVER EVO.

Se os documentos sao ficheiros Windows, ou se estes podem ser exportados a Windows, sim.

No que diga respeito a informação documental que não estivesse incluída no próprio ficheiro (metadata , notas, etc…) e que esteja na base de dados do gestor documental anterior, levar a informação a DF-SERVER EVO dependerá da possibilidade de aceder ao conteúdo dessa base de dados ou de uma colaboração com serviço técnico do gestor documental anterior.

Categories: Instalação, Técnicas

Graças à nossa tecnologia FileSystemWatcher, DF-SERVER EVO detecta as alterações que se produzem no sistema de ficheiros de Windows, seja por modificações em documentos, movimentos, mudanças de nome, eliminações, de ficheiros ou de pastas de arquivo, etc.

A acção será idêntica à de realizar as alterações desde o gestor documental.

Na auditoria de DF-SERVER ficam registadas as acções de cada utilizador, pelo que pode comprovar que utilizador actuou sobre que documentos.

Deve ter em conta que os ficheiros que mete em DF-SERVER EVO continuam a ser ficheiros independentes num ambiente windows, pelo que as restrições de acesso definidas em windows continuam a ser aplicadas. e toda forma, DF-SERVER EVO permite configurar vários níveis de segurança:

  • Acesso de utilizadores por meio de chave numérica, utilizador-password ou impressão digital.
  • Autorizações de acesso a pastas/ficheiros a utilizadores ou grupos de utilizadores de DF-SERVER EVO.
  • Autorizações de sistema com mais de 40 parâmetros configuráveis. Qualquer acção de um utilizador sobre os ficheiros e pastas fica registada no histórico da aplicação.

Podem-se certificar para garantir a integridade do documento. O único requisito é contar com um certificado digital válido, pelo que o custo será o da obtenção do mesmo.

O ideal seria digitalizar os documentos com uma definição mínima de 300 dpi (pontos por polegada)

As necessidades de sistema operativo e acima de tudo de hardware que são necessárias  para instalar DF-SERVER EVO dependerão da carga de trabalho que tenha que suportar a aplicação. No entanto, podemos dar indicações com base no que seriam os requisitos para uma instalação e funcionamento normais:

  • Hardware mínimo.
    • Microprocessador Intel i5 (4 núcleos) ou equivalente.
    • 4 GB de memoria RAM.
    • Rede a 100 Mbps.
    • 250 Gb de espaço em disco livres na unidade do sistema.
  • Hardware recomendado.
    • Microprocessador Intel i7 (4 núcleos) ou equivalente.
    • 8 GB de memoria RAM.
    • Rede a 1000 Mbps (1 Gbps).
    • 500 GB de espaço em disco livres na unidade do sistema
  • Sistemas operativos suportados.
    • Windows Server 2012.
    • Windows Server 2008 e Windows Server 2008 R2.
    • Windows Server 2003 com SP2 (não recomendado porque deixa de ter suporte).
    • Windows 10.
    • Windows 8 e Windows 8.1.
    • Windows 7 (‘Home Premium’, ‘Professional’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ e as edições ‘N’ de qualquer destas versões).
    • Windows Vista com SP1 ou superior (‘Home Premium’, ‘Business’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ e as edições ‘N’ de qualquer destas versões). (não recomendado porque deixa de ter suporte)
    • Windows XP Professional com SP3 e .NET Framework 4.0 instalado. (não recomendado porque deixa de ter suporte)
Categories: Instalação, Técnicas

Controle de versões

DF-SERVER EVO permite guardar, de forma automática ou manual, as versões dos documentos informáticos depois de que os mesmos sofram modificações, pelo que sempre poderemos recuperar versões anteriores dos ficheiros.

WorkFlow

DF-SERVER EVO permite dois tipos de fluxos de trabalho:

  • De execução automática e sem intervenção (processos automáticos)
  • De execução manual com acção de um ou mais utilizadores (WorkFlow).

Ambos podem ser associados entre si.