Mitos y verdades sobre la Gestión Documental

Todavía existen empresas con cierto temor de implementar un gestor documental y dejar atrás el uso del papel, que hoy en día es el soporte fundamental en muchas organizaciones. Esto puede deberse a la existencia de determinados mitos que se crean en torno a las oficinas sin papel y que consecuentemente, dificultan su adopción.

El software es una herramienta difícil de usar.

*Todo lo que el cliente desconoce genera miedo y más aún cuando lleva años trabajando de la misma manera con papel. Los principales opositores de implementar gestión documental son las personas involucradas en el proceso, es decir, las que trabajarán con el sistema de gestión documental. No obstante, en el momento que tengan conocimientos de los beneficios que un sistema de gestión documental supone comenzarán a apreciar el cambio. Los desarrolladores de software siempre tienen como objetivo la claridad del diseño y manejo de sus herramientas para llegar a un mayor público.

La gestión de documentos digitales no es segura.

Con un gestor documental la seguridad es mayor que la generada por los procesos basados en papel, ya que el software permite definir unos roles para cada persona, controlando quién puede ver el documento, editarlo, compartirlo… Se pueden establecer copias de seguridad y recuperar documentación dañada o perdida. Por otra parte, el control de documentación en el formato tradicional, el papel, está limitado al espacio físico donde se encuentre el documento, con las posibles consecuencias derivadas del deterioro físico o pérdida por algún desastre (incendio, inundación…)

Los beneficios de implementar la gestión documental se perciben pasado un plazo muy largo.

*Las empresas que ya han adoptado la digitalización de documentos pueden dar testimonio de que el coste del proyecto no ha sido un gasto sino una inversión de futuro, de cara a una metodología de trabajo mucho más eficaz, económica y ecológica. Dentro de las grandes ventajas se destaca el ahorro en tiempos de búsqueda, rendimiento, eficiencia y optimización de los procesos. Así mismo, la reducción de espacios físicos y la disminución del uso del papel también son notorias y, por supuesto, el ahorro de tiempo de nuestros empleados dedicado anteriormente a tareas de oficina improductivas.

Todo el papel debe eliminarse para lograr el concepto “Oficina sin papeles”.

*Todo cambio se da de forma gradual, de este modo, en la adopción de un sistema de gestión documental la reducción de papel no se da de forma inmediata. Es importante resaltar que hay ciertos documentos que por ley no deben destruirse o tienen un tiempo de caducidad específico.

Elimina puestos de trabajo.

*No es cierto; se facilita el trabajo de nuestros empleados. Se liberan horas de trabajo en la manipulación de papel, gracias a la digitalización de documentos, que en muchas oficinas superan las tres horas por administrativo, para invertir ese tiempo en tareas más rentables y productivas para la empresa. Además de proporcionar resultados rápidos en las búsquedas, consecución de procesos y flujos de trabajo, etc.

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