Mejora la productividad de tu centro educativo con la gestión documental.

Los centros educativos, al igual que otros sectores, también cuentan con sus necesidades en cuanto a digitalización de documentos y gestión de archivos. Aún más si cabe que otras organizaciones. Los centros de este tipo no sólo manejan documentación propia de administración, de todos los cursos, grados, másteres, etc que ofrecen sino también la propia documentación asociada a cada alumno matriculado.
Las principales problemáticas que presentan son que:

o Manejan altos volúmenes de documentación por cada curso y cada alumno inscrito y necesitan contar con una clasificación correcta en una estructura organizada y jerarquizada.
o Reciben correos electrónicos continuamente, de ahí que haya que tratar el REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA como prioridad.
o Imprimen multitud de correos (recibidos y enviados) para su registro y archivo físico en papel con documentación relativa a temario de cursos ofertados, preinscripciones, contratos de formación, matrículas, diplomas, etc.
o Sellan manualmente cualquier documento de entrada y salida que quieran registrar.
o Guardan físicamente documentación (por imperativo legal durante un tiempo determinado) de sus alumnos, lo que significa un importante volumen documental que ocupa amplios espacios en el local y conlleva posibles complicaciones en cuanto a burocracia, seguridad y confidencialidad de los datos que se deben conservar.
o Establecen desde y hacia comunicación con los padres, alumnos, administración, proveedores, otros centros…y conviene tratar todas esas vías.
Las soluciones posibles a dichas necesidades podrían ser:
o Evitar la impresión de correos electrónicos (ahorro de tiempo y dinero) llevando a cabo una digitalización de documentos al completo.
o Conceder la posibilidad de registro telemático en los cursos ofertados.
o Aplicar mediante un proceso automático la inserción de sello de registro de entrada (con inclusión automática de fecha y hora e incluso número de registro) y validación de matrícula de curso.
o Configurar un archivado automático de la documentación entrante que nos clasifique los archivos por curso y alumno e incluso que agrupe o vincule esta documentación entre sí.
o Parametrizar flujos de trabajo que gestionen la solicitud de un nuevo alumno, hasta su expediente por curso asistido, pasando por los procesos de matrícula, validación, examinación, etc.
o Enviar notificaciones telemáticamente al profesorado o alumnado.
o Añadir la funcionalidad de acceso externo al gestor documental para que los alumnos que puedan consultar toda su documentación vía online.
o Poder convivir o incluso integrarse con otros programas de gestión de archivos utilizados en el centro.

Hay incluso programas de gestión documental: como DF-SERVER, que poseen módulos específicos que nos permiten tramitar y cubrir formularios vía online e incluso adjuntar documentación extra requerida para procesos de matriculación o examinación.
En definitiva, mediante un sistema de gestión documental podemos, de forma sencilla, digitalizar, archivar y catalogar toda la documentación generada y entrante. Facilitar las tareas administrativas y que la información fluya entre el centro y su alumnado, entre los diferentes departamentos, con la administración o incluso con los proveedores.

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