Importancia de la gestión documental para la Administración Pública

No cabe duda entre los ciudadanos que la Administración Pública es sinónimo de burocracia y papeleo, mucho papeleo. Es cierto que con el paso de los años el concepto ha evolucionado…pero sigue siendo un sector que produce una altísima cantidad de información. Existe todavía fragmentación en la documentación y ciertas dificultades de acceso a la misma, pero con programas de gestión documental se puede conseguir:
• Una única interfaz de trabajo que permite navegar por todo nuestro árbol de carpetas sin tener que abandonar la aplicación.
• Reconocimiento OCR (Full text), con el cual es posible localizar los archivos digitales en pocos segundos.
• Integración con aplicativos de terceros.
• Posibilidad de asociar los documentos digitalizados con un archivo físico.
• Posibilidad de configurar y crear flujos de trabajo (Workflows) personalizados para cada necesidad.

La incorporación de las TIC en este sector necesita de una planificación previa integrada. Se deben aprovechar las ventajas de la gestión documental para reducir gastos, además de mejorar los procesos a ejecutar y la calidad de los servicios ofrecidos. Con todo esto, se optimiza y posibilita la interacción electrónica con los ciudadanos, funcionarios, otras administraciones, etc para hacer mucho más transparentes los procesos, de hecho, esta transparencia sería posible si los ciudadanos tienen garantizado el acceso a su documentación digital.
Los aspectos más esenciales e imprescindibles a cubrir en este sector de la Administración Pública son:
• Agilización de la tramitación administrativa.
• Normalización de los documentos administrativos.
• Organización de forma homogénea y eficaz de la documentación administrativa.
• Establecimiento de políticas de conservación de documentos en soporte papel y electrónico.

Tras la implantación de estas acciones, los principales beneficios derivados son los siguientes:
• Permite la creación de múltiples fondos documentales.
• Posibilita versionar cada archivo, ya que mantiene un registro de auditoría detallado, que permite configurar la trazabilidad de los documentos digitales.
• Utiliza filtros basados en metadatos y/o contenidos para la consulta y recuperación de los documentos.
• Soporta una gran amplitud de formatos y permite la transformación de cualquier tipo de documento.
• Facilita la interconexión con otros componentes de la infraestructura de la administración electrónica.
• Es totalmente multiusuario con gestión de permisos y roles.
• Es transparente para el usuario.
• Hace posible el seguimiento y control de los procesos ejecutados.

Gracias a esta evolución institucional y tecnológica, el nacimiento de la gestión documental, muchos de los procesos y gestiones que antes tardaban semanas y hasta meses en realizarse, se pueden hacer en cuestión de minutos. Y lo más importante, sin necesidad de desplazarse a ninguna oficina pública, simplemente desde casa mediante cualquier aparato electrónico con conexión a Internet.
Para conseguirlo la administración electrónica debe contar con una serie de herramientas que faciliten el proceso tan complejo que conlleva administrar toda una ingente cantidad de información generada diariamente.
Por tanto, contar con un sistema de gestión documental es una de las características indispensables para poder llevar a cabo un servicio público eficiente.
El hecho de acortar los plazos de tramitación y facilitar la gestión con la Administración Pública deriva en una mayor satisfacción del ciudadano.

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