GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

 

La gestión documental es la manipulación eficiente en un repositorio centralizado. El objetivo de la digitalización de documentos es reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información

 

Beneficios

  • Ahorro: el gestor de archivos permite la reducción del espacio físico de almacenamiento y del tiempo empleado en las búsquedas y otras tareas

Ahorro con el gestor documental de DF-Server

  • Seguridad: la información se encuentra más segura, convirtiendo las puertas en contraseñas, contra accesos no autorizados integración de la información, trazabilidad , copia de seguridad

seguridad

  • Ecológico: Respetuoso con el medio ambiente

Gestor documental DF- Server | Respetamos el medio ambiente

  • Productividad: La utilización de un sistema de gestión documental agiliza los procesos, la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.

Organización de archivos fácil y rentable con el gestor documental DF-Server

  • Accesibilidad: la gestión de documentos se llevará a cabo de una forma segura y rápida, dado que se tiene acceso a todos los documentos en formato digital, disponibles 24 horas los 365 días del año.

 DF-Server Gestión Documental

 

¿Quién necesita un sistema de gestión documental?

  • Todas las empresas sin importar su tamaño o naturaleza generan información y por lo tanto son susceptibles de necesitar un administrador de archivos.

  • Organización de archivos. El uso eficiente del espacio es importante, dado que la gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero han de guardarse por si acaso. Los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios y representar altos costes, siendo la solución óptima para esta problemática, la digitalización de documentos.

  • Mantener un control de acceso a los documentos y disponer de su trazabilidad

  • Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del documento digital

  • Asegurar la información. La digitalización de documentos evita la pérdida de archivos importantes ante causas imprevistas (fuegos, aguas u otros desastres)

 

Características fundamentales que debe solucionar un gestor documental inteligente

  • Autoclasificación: del papel al AZ electrónico en un solo clic

  • Búsquedas: rápidas y precisas de la información

  • Interfaz intuitiva: de fácil manejo para cualquier usuario, dado que uno de los objetivos más importantes de la utilización de un gestor de archivos es la optimización de tiempos de búsqueda.

  • Digitalización certificada: destrucción de documentos con solvencia legal

  • Work-flow: optimización de procesos y flujos de trabajo en cuanto a la búsqueda y organización de archivos

  • Gestión de mail: cada vez más imprescindible

  • Aplicación horizontal y terminada: garantía hacia el éxito

  • Formato abierto: cambiar de software no puede ser una barrera