GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

 

La gestión documental es la manipulación eficiente en un repositorio centralizado de todo el volumen de documentos en formato electrónico con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información.

 

Beneficios

  • Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento y del tiempo empleado en las búsquedas y otras tareas

ahorro

  • Seguridad: la información se encuentra más segura, convirtiendo las puertas en contraseñas, contra accesos no autorizados integración de la información, trazabilidad , copia de seguridad

seguridad

  • Ecológico: Respetuoso con el medio ambiente

ecologico

  • Productividad: Agiliza los procesos, la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.

rentabilizar

  • Accesibilidad: de una forma segura y rápida se tiene acceso a toda la documentación de manejo, disponible 24 horas los 365 días del año.

 DF-Server Gestión Documental

 

¿Quién necesita un sistema de gestión documental?

  • Todas las empresas sin importar su tamaño o naturaleza generan información y por lo tanto son susceptibles de necesitar servicios de gestión documental.

  • Archivar documentos. El uso eficiente del espacio es importante. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero han de guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios y representar altos costes.

  • Mantener un control de acceso a los documentos y disponer de su trazabilidad

  • Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo electrónico

  • Asegurar la información, ante causas imprevistas (fuegos, aguas u otros desastres)

 

Características fundamentales que debe solucionar un gestor documental inteligente

  • Autoclasificación: del papel al AZ electrónico en un solo clic

  • Búsquedas: rápidas y precisas de la información

  • Interfaz intuitiva: de fácil manejo para cualquier usuario

  • Digitalización certificada: destrucción del papel con solvencia legal

  • Work-flow: optimización de procesos y flujos de trabajo

  • Gestión de mail: cada vez más imprescindible

  • Aplicación horizontal y terminada: garantía hacia el éxito

  • Formato abierto: cambiar de software no puede ser una barrera