Gestión documental: beneficios para la simplificación de procesos de gestión de archivos.

La gestión documental es una de las preocupaciones más relevantes y no tan recientes en las empresas. La cantidad de documentos operativos, administrativos y justificativos generados se ha incrementado notablemente y la digitalización de documentos está siendo una de las prioridades en las empresas del sector industrial.

El sector logístico se caracteriza por generar para su correcto funcionamiento una gran cantidad de documentos firmados, como pueden ser albaranes.
Esta documentación debe ser revisada tanto a la salida como a la hora de su devolución, con el fin de poder corroborar si existen pedidos pendientes, incidencias o reclamaciones.

Los problemas más frecuentes que se suelen encontrar son: desde errores humanos al introducir manualmente los pedidos en el sistema, hasta la pérdida de horas de los recursos de la empresa en encontrar aquellos productos mal listados, ubicados o entregados, así como la documentación relativa a ellos.

Además de esto, las empresas en este sector tienen una problemática muy concreta que les afecta en su día a día:

Normalmente, tienen varias sedes o centros de venta
Diariamente, generan cientos o miles de albaranes
Guardado temporal de los albaranes hasta el proceso de facturación
Mucho tiempo perdido en el proceso de facturación y archivo de las facturas con sus respectivos albaranes
Retrasos en los cobros de las facturas por falta de conformidades
Necesidad de simplificar o facilitar la gestión de pedidos

Una herramienta de gestión documental aporta una solución completa y estándar, especialmente en las áreas de logística, recursos humanos, energía, contratos, gestión de calidad….Entre estas soluciones están:

Evitar la impresión de la copia para uso interno, con el consecuente ahorro en gastos de impresión y espacio físico
Archivo automático de los albaranes de cada cliente, con su respectivo ahorro en el tiempo de archivado
Entrega de factura digital al cliente vía correo electrónico
Vinculación automática de facturas a cada albarán

DF-SERVER, puede, además de ofrecer otras funcionalidades genéricas, solventa en gran medida esos posibles problemas provocados por la ausencia de un programa de gestión documental, revirtiendo en la eficiencia y eficacia de la empresa a través de:

Sistema de lectura de código de barras
Workflows o flujos de trabajo totalmente personalizados
Búsqueda de contenido avanzado
Firma electrónica de documentos sin necesidad de imprimir

En definitiva, cualquier proceso relacionado con el transporte de mercancías o de venta distribuida requiere junto con la gestión y envío del producto físico una gestión de documentos asociados a la venta, referida a la factura o al albarán, pegatinas con código de barras en la caja del producto que se envía o la propia documentación legal.
Con la implantación de un gestor documental se optimizarán todos estos procesos aumentando al mismo tiempo la eficacia, eficiencia, productividad y ahorrando en recursos humanos y materiales.

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