COSTES OCULTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

COSTES OCULTOS

En ocasiones podemos encontrarnos con una serie de costes ocultos durante la implantación de un sistema de gestión documental que no se aprecian a simple vista o que no se especifican por parte de los proveedores. A continuación mencionamos aquellos puntos susceptibles de encarecer el coste del proyecto final, además del tiempo de ejecución:

  1. Recursos internos para diseñar y ejecutar el proyecto: dedicar atención necesaria a la nueva herramienta en cuanto a formación y disposición por parte de los futuros usuarios.
  2. Adaptación a los cambios: los cambios en la rutina de trabajo para un equipo de empleados deben venir planificados de antemano para intentar integrar las modificaciones paulatinamente y que el rendimiento del personal no se vea afectado por ello.
  3. Coste de actualización a nuevas versiones: cuanto más organizado sea el sistema, más va a facilitar la adaptación a esa nueva versión del producto que ya de por sí implica cambios.
  4. Costes de formación de personal: para que un producto no caiga en desuso es conveniente que todos los usuarios cuenten con una formación y conocimientos idóneos sobre ella para saber sacarle el máximo partido.
  5. Ampliación de licencias:si la actividad de la empresa aumenta y, por consiguiente, se eleva el número de usuarios necesarios, el proyecto necesitará crecer con nuevos módulos o licencias.

Todos estos puntos, y otros que puedan surgir, conviene tenerlos en cuenta a la hora de hacer la valoración de la auditoría documental del proyecto.

Los sistemas de gestión documental se mantienen siempre vivos y en constante modificación y crecimiento; son muchos los factores a valorar en estos proyectos a largo plazo.

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