COSTES OCULTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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En un número considerable de casos existen costes ocultos durante la implantación de un sistema de gestión documental que no se aprecian a simple vista, no se tienen en cuenta o no se especifican por parte de los proveedores. Estos costes, obviamente, aumentan el precio final del producto, tanto a nivel económico como en tiempo de implantación:

  • Recursos internos para diseñar y ejecutar el proyecto:

Es preciso tener en cuenta el tiempo y esfuerzo que desde dentro de la propia empresa se va a realizar para la implantación de un proyecto. A la hora de comparar ofertas, es conveniente valorar este trabajo extra, que puede transmitirse, por ejemplo, como formación para empleados. El equipo de la empresa que adopta el sistema de gestión documental debe entender que es una prioridad para el funcionamiento interno y dedicar la atención necesaria para una cuestión tan importante.

  • Adaptación a avances y cambios

En el sector tecnológico los avances llegan muy rápido, pero también pueden llegar a la empresa gracias a un cambio de tendencias de mercado, de gestión de la propia empresa o incluso de legislación. La inexistencia de planificación puede forzar a la empresa a ejecutar cambios en el último momento, lo que derivará no sólo en un sobrecoste, sino que además alterará el rendimiento del sistema.

Este tipo de cuestiones provoca la existencia de procesos operativos demasiado complejos con ejecuciones tardías que no estaban planificadas previamente. Estos mismos procesos pueden llegar a forzar un cambio de versión y elevar los costes de soporte y mantenimiento.

  • Actualización a nuevas versiones

No todas las versiones del mercado contemplan las actualizaciones de versión de la misma manera, sería conveniente conocer los costes y planteamientos económicos en el momento de tener que migrar de versión de producto, ya que, como comentábamos hace unas líneas, la tecnología se desarrolla muy deprisa.

En DF-SERVER por ejemplo, a todos aquellos clientes que paguen la cuota de mantenimiento anual no se les cobra la parte de licencias en las actualizaciones de versión.

  • Costes de formación de personal

Tanto para la instalación de una nueva funcionalidad de la herramienta, la incorporación de nuevos empleados o el cambio de roles jerárquicos hay que tener en cuenta la formación y conocimientos funcionales del gestor documental. No resulta útil tener una excelente solución implantada si ninguno de los usuarios sabe utilizarla o sacarle rendimiento. Es un contexto que puede caer en el desuso y perder todo el valor que tenga.

  • Ampliación de licencias

Un aumento de la actividad o del número de empleados de una empresa puede traer implícita la necesidad de ampliar el sistema de gestión documental. La ampliación de licencias en algunos casos es necesaria para poder permitir un mayor número de usuarios o funcionalidades inexistentes hasta el momento, por lo que resulta recomendable prever con antelación este posible incremento de la herramienta.

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