Complejidades más comunes en la organización de flujos de información

Errores más comunes en la organización de los flujos de información

Las empresas que optan por la implementación de un sistema de gestión documental lo hacen principalmente basándose en encontrar una solución a una serie de problemáticas que poseen en sus jornadas de trabajo. Dichas problemáticas tienen orígenes muy diversos y pueden darse en cualquier departamento o proceso a ejecutar.  Uno de los factores a tener en cuenta antes de tomar la decisión definitiva de qué gestor documental adquirir, será analizar previamente las necesidades a solucionar.

Las complicaciones que más comúnmente suelen surgir en los proyectos de implementación de flujos son:

Su complejidad:

Existen sistemas documentales que no son capaces de estructurar flujos de trabajo complejos y requieren de herramientas complementarias para desempeñar dicha labor. Por otro lado, algunos flujos de trabajo pueden haber ido complicándose paulatinamente sin que fuera necesario.

El sistema de gestión documental debe ser incluido con el objetivo de facilitar esos procesos empresariales que entorpecen y dificultan la productividad.

Su rutina:

Las empresas con extensa experiencia productiva presentan procesos muy asentados en la empresa, pero que en muchos casos no suponen una solución a ningún problema. En muchos momentos las organizaciones adoptan procesos de trabajo para efectuar tareas que con el paso de los años y la evolución de la tecnología pueden ser modificadas o incluso eliminadas.

Múltiples tareas de gestión, registro, RRHH, etc. son simplificadas y optimizadas con gestores documentales que, a su vez, también facilitan la interconexión entre los diferentes departamentos y usuarios.

Su individualización:

La información que entra en una organización puede ser introducida a través de multitud de canales. No todos los empleados trabajan con todos los canales o visualizan toda la información. Las empresas actuales buscan aumentar la colaboración entre departamentos o empleados individuales fomentando así compartir información relevante para el buen hacer de la empresa.

Los documentos de un departamento pueden ser consultados por cualquier empleado desde su propio dispositivo sin necesidad de desplazarse. De esta forma, los documentos son más ricos en contenido y favorecerán el desarrollo empresarial de la compañía mediante la divulgación de información.

Su escasa clasificación útil:

El almacenamiento indiscriminado de información en los servidores de una empresa ha derivado en muchos casos a la acumulación masiva de información poco útil. Antes de implementar un sistema de gestión documental es importante cribar y clasificar el contenido que se desee migrar al nuevo sistema. Esta clasificación es la forma más sencilla de conseguir sacarle el máximo provecho a la nueva herramienta.

Las organizaciones que no clasifiquen de forma coherente la información que introducen en el gestor documental volverán a experimentar problemas importantes.

No todas las compañías tienen por que experimentar las mismas dificultades, pero sí se debería tomar en consideración estas pautas mencionadas o incluso otras que puedan también surgir.

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