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Sobre la gestión documental

El ahorro de costes comenzaría por el ahorro de tiempo en tareas improductivas de nuestros empleados (búsqueda, archivado…), fotocopias innecesarias sobre el mismo documento (gasto en energía, papel y tóner). Si hacen una estimación de tiempo y coste por empleado para cada tarea les aseguro que acabarán notando el ahorro.

Las búsquedas no obtendrán los mismos resultados de eficiencia y eficacia que un gestor documental (de hecho éste es uno de los pilares fundamentales en los que se fundamenta), el gestor, además, organiza y gestiona las diversas versiones de los documentos sencilla y eficazmente.
De manera ordenada y preconfigurada, nuestro gestor documental permite ejecutar tareas y flujos de trabajo como sellar, validar, cubrir datos, integrar con otros aplicativos…Además, junto a los permisos de acceso también ejecuta permisos de aplicación sobre los diferentes usuarios. Con el gestor documental sí sería posible acceder a la documentación desde fuera de la oficina, algo que de otra forma no sería posible. Un gestor documental es la versión mucho más evolucionada, versátil y potente del explorador Windows.

El cambio es indudablemente a mejor, haciendo las mismas tareas o más de forma sencilla, eficaz y segura. Los cambios suelen llevar implícito un recelo inicial, pero cualquiera se dará cuenta en este escenario que es infundado; la adaptación es fácil y el beneficio repercutirá en todos.

Un gestor documental repercute en beneficios para la empresa de forma inmediata: ahorra tiempo y espacio de almacenamiento y búsqueda de información, evita pérdida de información, mejora la seguridad de acceso a ésta, simplifica el proceso de distribución, integra la documentación con otros sistemas informáticos y permite una fantástica trazabilidad sobre la documentación. Todos estos procesos conllevan una reducción de costes en tiempo empleado por los trabajadores para las distintas tareas, además de en impresión, papelería, etc.

Todas las empresas, grandes o pequeñas, públicas o privadas, manejan gran cantidad de información que les llega de diversa manera (papel, email, descargas por web,…) que además es necesario tratar y almacenar durante un largo periodo de tiempo, además de compartirla con usuarios internos o externos a la empresa. La gestión de estos contenidos es esencial para cualquier empresa que se precie y quiera sobrevivir a los procesos y flujos de trabajo del día a día de una manera eficiente y economizando costes.

La digitalización certificada y la eliminación de facturas recibidas y documentos sustitutivos es una posibilidad legal en España desde el año 2007. Con DF-SERVER esto es posible.

Se pueden certificar para asegurar la integridad del documento. El único requisito es contar con un certificado digital de la FNMT Clase 2, el cual es gratuito.

Lo ideal sería llevar a cabo un escaneado con una calidad mínima de 300 dpi (puntos por pulgada)

Es el proceso mediante el cual un documento impreso en papel se convierte en archivo digital. Para este procedimiento se suele usar un escáner de alto rendimiento o también llamado escáner documental.

Es una tecnología que permite el tratamiento de la documentación generado por una organización en el ejercicio de sus actividades de forma digitalizada y aprovechando las múltiples ventajas que esto conlleva.