Para facilitar tanto el uso como la instalación de nuestros productos, hemos recopilado las preguntas que con más regularidad nos formulan nuestros clientes de tal forma que, en una sola página, pueda encontrar la respuesta que mejor se adapte a su duda.Seleccione una de las categorías para desplegar las preguntas frecuentes.

Acceso externo

Sin problema. El cliente de DF-SERVER EVO soporta servidores RDP como Terminal Server o Citrix.

Además de los permisos de acceso de Windows y de la propia aplicación sobre el acceso a archivos y carpetas, entre los más de 40 permisos de aplicación con los que cuenta DF-SERVER para aplicar a usuarios o grupos de ellos, está el de enviar archivos por email o gestionar enlaces direct link creados a través del módulo Direct Link.

Además de los sistemas de acceso tradicionales fuera de la LAN que pueden ofrecer los sistemas de redes informáticas, como el escritorio remoto, DF-SERVER EVO cuenta con varios módulos con los que se cubren todas las necesidades de acceso desde el exterior a la información:

  • Módulo Web: acceso mediante web a la información, en un entorno en el que se pueden realizar incluso flujos de trabajo.
  • Módulo Direct Link: comparte información mediante el envío de un enlace, permitiendo al que lo recibe ciertas acciones como firma digital, impresión, descarga o envío por correo electrónico.
  • Módulo Mobile: accede a la información mediante nuestra App y realiza acciones sobre ella propias del gestor documental. Válido para Android, Windows Phone y Apple iOs.

Puede obtener más información y una comparativa de los distintos módulos disponibles en las versiones de DF-SERVER EVO haciendo clic aquí.

Actualizaciones

Desde luego que no. En DF-SERVER EVO nos preocupa estar siempre a la última de todos los avances y necesidades reales de nuestros potenciales clientes, por eso estamos en continua renovación y desarrollo.

Las actualizaciones y nuevas versiones del producto no suponen ningún coste adicional para el cliente.

En el caso de las actualizaciones, éstas se realizan automáticamente y no necesitan de la intervención de ningún técnico especializado.

Auditoría

En la auditoría de DF-SERVER se almacena la acción de cada usuario dentro de la aplicación, por lo que se conoce el usuario, la acción realizada y el objeto sobre el que se actuó.

Búsquedas

DF-SERVER EVO permite automatizar procesos repetitivos e intuitivos, como la clasificación automática de documentación estructurada; por texto o palabra contenida, caracteres en el nombre del archivo, leyendo un código de barras o por el valor de índices asignado a él, DF-SERVER sabrá de qué documento se trata, realizar tareas concretas sobre él, y finalmente archivarlo en una carpeta concreta, todo ello de forma desatendida.

La única intervención del usuario se reduce a escanear el documento.

Gracias a los potentes motores de búsqueda de DF-SERVER EVO.

Simplemente conociendo un dato o parte de él. La búsqueda se puede realizar, de forma sencilla y rápida, por una gran variedad de parámetros: palabra o frase contenida en el documento, nombre de archivo o parte de él, por fecha contenida (independientemente de su formato), fecha de modificación del documento, fecha de entrada en el gestor documental, sello utilizado, nota, aviso, valor de índice (metadato), etc.

Clasificación

DF-SERVER EVO permite automatizar procesos repetitivos e intuitivos, como la clasificación automática de documentación estructurada; por texto o palabra contenida, caracteres en el nombre del archivo, leyendo un código de barras o por el valor de índices asignado a él, DF-SERVER sabrá de qué documento se trata, realizar tareas concretas sobre él, y finalmente archivarlo en una carpeta concreta, todo ello de forma desatendida.

La única intervención del usuario se reduce a escanear el documento.

Digitalización certificada

DF-SERVER EVO está homologado por la Agencia Tributaria Española desde 2008 para la digitalización certificada. Proceso que permite la destrucción de facturas recibidas y documentos sustitutivos, dado que el documento digital creado tiene total validez fiscal.

Estas opciones están disponibles a través del módulo de digitalización certificada.

Distribuidores

Por supuesto, previa solicitud y acuerdo de fecha y hora, le mostraremos la herramienta remotamente en una duración aproximada de 1 hora y 30 minutos.

Póngase en contacto con nosotros para gestionar su solicitud.

Actualmente DF-SERVER EVO cuenta con una amplia red de distribuidores en todo el territorio español e internacionales.

Consulte en el apartado distribuidores la empresa de su zona que trabaje con nosotros, ahí mismo tiene sus datos de contacto: dirección, teléfono y página web.

Firmado

Mediante tabletas Wacom, DF-SERVER EVO puede capturar lo que se escriba en ella (como una firma) e incluirla en los documentos deseados, eligiendo la posición y en qué hojas del documento se añade.

Instalación

Sin problema. El cliente de DF-SERVER EVO soporta servidores RDP como Terminal Server o Citrix.

Sí, únicamente debe cumplir los requisitos de sistema y recursos de hardware requeridos.

Categories: Instalación, Técnicas

Es aconsejable disponer de un servidor dedicado para DF-SERVER EVO y que cumpla los requisitos de hardware y software, puesto que para procesos como por ejemplo la extracción por OCR del texto, requiere de un uso considerable de recursos.

Categories: Instalación, Técnicas

Tanto pasar a una versión superior como a otra inferior resulta muy sencillo; simplemente cambiando la clave del producto (clave que proporciona el fabricante) se cambia de forma rápida e inmediata la versión y sus características.

Los documentos nunca dejan de ser archivos dentro de una estructura de carpetas de Windows, por lo que siempre tendrá a su disposición toda su información sin que permanezca ésta secuestrada por DF-SERVER EVO.

Si los documentos son archivos de Windows, o estos se pueden volver a exportar a Windows, sí.

En cuanto a información documental que pueda no estar incluida en el propio archivo (metadatos relacionales, notas, etc…) y que esté en la base de datos del anterior gestor documental, su incorporación a DF-SERVER EVO dependerá de la posibilidad de acceder al contenido de dicha base de datos o del soporte técnico de la anterior aplicación.

Categories: Instalación, Técnicas

Las actualizaciones y nuevas versiones del producto no suponen ningún coste adicional para el cliente.

En el caso de las actualizaciones, éstas se realizan automáticamente y no necesitan de la intervención de ningún técnico especializado.

DF-SERVER EVO no se hace propietario de los documentos, por lo que estos continúan siendo archivos físicos, ordenados en una estructura de carpetas de Windows. Por lo tanto, el límite de documentación es simplemente el límite que el sistema Windows pueda almacenar.

Por otra parte, el sistema permite dar de alta distintos repositorios documentales que pueden estar ubicados en distintas rutas de la red local, con lo que conseguimos centralizar el acceso a la información aunque ésta se haya distribuido en la red de Windows.

Las necesidades de sistema operativo y sobre todo de hardware que requiere DF-SERVER EVO dependerán de la carga de trabajo que tenga que soportar la aplicación, pero como orientación podemos señalar los siguientes requisitos para una instalación y funcionamiento estándar:

  • Hardware mínimo.
    • Microprocesador Intel i5 (4 núcleos) o equivalente.
    • 4 GB de memoria RAM.
    • Tarjeta de red a 100 Mbps.
    • 250 Gb de espacio en disco libres en la unidad del sistema.
  • Hardware recomendado.
    • Microprocesador Intel i7 (4 núcleos) o equivalente.
    • 8 GB de memoria RAM.
    • Tarjeta de red a 1000 Mbps (1 Gbps).
    • 500 GB de espacio en disco libres en la unidad del sistema
  • Sistemas operativos soportados.
    • Windows Server 2012.
    • Windows Server 2008 y Windows Server 2008 R2.
    • Windows Server 2003 con SP2 (no recomendado ya que dejará de ser soportado en próximas versiones).
    • Windows 10.
    • Windows 8 y Windows 8.1.
    • Windows 7 (‘Home Premium’, ‘Professional’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ y las ediciones ‘N’ de cualquiera de estas versiones).
    • Windows Vista con SP1 o superior (‘Home Premium’, ‘Business’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ y las ediciones ‘N’ de cualquiera de estas versiones). (no recomendado ya que dejará de ser soportado en próximas versiones)
    • Windows XP Professional con SP3 y .NET Framework 4.0 instalado. (no recomendado ya que dejará de ser soportado en próximas versiones)

Categories: Instalación, Técnicas

Integración

Mediante el conector ODBC puede interactuar el contenido de su base de datos con el de otros aplicativos. Incluso se ofrece el módulo ToolBox para que el departamento informático del propio cliente final desarrolle sus propias utilidades de interacción con otros aplicativos.

Módulos DF-SERVER EVO

Mediante el conector ODBC puede interactuar el contenido de su base de datos con el de otros aplicativos. Incluso se ofrece el módulo ToolBox para que el departamento informático del propio cliente final desarrolle sus propias utilidades de interacción con otros aplicativos.

En DF-SERVER EVO ofrecemos cuatro versiones:

Las diferencias entre ellas radican en el número de usuarios, motores de procesamiento y de menor a mayor inclusión de módulos: digitalización certificada, módulo ADI, módulo WorkFlow, módulo Mobile, módulo Direct Link, módulo Web, módulo Click and Search, etc.

Puede obtener más información y una comparativa de los distintos módulos disponibles en las versiones de DF-SERVER EVO haciendo clic aquí.

DF-SERVER EVO está homologado por la Agencia Tributaria Española desde 2008 para la digitalización certificada. Proceso que permite la destrucción de facturas recibidas y documentos sustitutivos, dado que el documento digital creado tiene total validez fiscal.

Estas opciones están disponibles a través del módulo de digitalización certificada.

Además de los sistemas de acceso tradicionales fuera de la LAN que pueden ofrecer los sistemas de redes informáticas, como el escritorio remoto, DF-SERVER EVO cuenta con varios módulos con los que se cubren todas las necesidades de acceso desde el exterior a la información:

  • Módulo Web: acceso mediante web a la información, en un entorno en el que se pueden realizar incluso flujos de trabajo.
  • Módulo Direct Link: comparte información mediante el envío de un enlace, permitiendo al que lo recibe ciertas acciones como firma digital, impresión, descarga o envío por correo electrónico.
  • Módulo Mobile: accede a la información mediante nuestra App y realiza acciones sobre ella propias del gestor documental. Válido para Android, Windows Phone y Apple iOs.

Puede obtener más información y una comparativa de los distintos módulos disponibles en las versiones de DF-SERVER EVO haciendo clic aquí.

OCR

Al realizarse un cambio en cualquier archivo, DF-SERVER EVO volverá a analizarlo con el OCR y almacenará automáticamente una versión del mismo; de ahí que siempre tengamos el texto extraído de la última modificación, y guardadas sus anteriores versiones.

Post-venta

Actualmente DF-SERVER EVO cuenta con una amplia red de distribuidores en todo el territorio español e internacionales.

Consulte en el apartado distribuidores la empresa de su zona que trabaje con nosotros, ahí mismo tiene sus datos de contacto: dirección, teléfono y página web.

Tanto pasar a una versión superior como a otra inferior resulta muy sencillo; simplemente cambiando la clave del producto (clave que proporciona el fabricante) se cambia de forma rápida e inmediata la versión y sus características.

Una vez adquirido el producto disfrutará de una garantía de servicio de 3 meses, a partir de esta fecha y, bajo contrato de mantenimiento, tendrá dos opciones de servicio de soporte en cuanto al tiempo de respuesta; estándar o prioritaria (esta última con un incremento del 15% del coste de mantenimiento).

Probar DF-SERVER EVO

Efectivamente, disponemos de un tipo de licencia llamada demo para aquellos potenciales clientes que quieran comenzar a desenvolverse con el gestor antes de adquirirlo con un límite temporal de uso de 30 días.

Procesos automáticos

DF-SERVER EVO distingue, por su comportamiento, dos clases de flujos de trabajo:

  • De ejecución automática y desatendida (procesos automáticos)
  • De ejecución manual por uno o varios usuarios (WorkFlow).

También podría combinar ambos.

Seguridad

Los documentos nunca dejan de ser archivos dentro de una estructura de carpetas de Windows, por lo que siempre tendrá a su disposición toda su información sin que permanezca ésta secuestrada por DF-SERVER EVO.

Al tener la información en formato digital resulta sencillo y necesario tener copias de seguridad mediante tareas informáticas periódicas y desatendidas.

Ante cualquier percance, tenemos la seguridad de poder recuperar la información necesaria de forma fácil, segura y rápida.

DF-SERVER EVO no se hace propietario de los documentos, por lo que estos continúan siendo archivos físicos, ordenados en una estructura de carpetas de Windows. Por lo tanto, el límite de documentación es simplemente el límite que el sistema Windows pueda almacenar.

Por otra parte, el sistema permite dar de alta distintos repositorios documentales que pueden estar ubicados en distintas rutas de la red local, con lo que conseguimos centralizar el acceso a la información aunque ésta se haya distribuido en la red de Windows.

Además de los permisos de acceso de Windows y de la propia aplicación sobre el acceso a archivos y carpetas, entre los más de 40 permisos de aplicación con los que cuenta DF-SERVER para aplicar a usuarios o grupos de ellos, está el de enviar archivos por email o gestionar enlaces direct link creados a través del módulo Direct Link.

Dependiendo de la versión, DF-SERVER EVO dispone del siguiente plan de usuarios:

Puede obtener más información y una comparativa de los distintos módulos disponibles en las versiones de DF-SERVER EVO haciendo clic aquí.

Sí. Con esta modalidad de compra no hay límite de terminales desde los que se pueda acceder a la aplicación, pero sí del número simultáneo de ellos conectados

Esto no es posible. Si un operador intenta entrar en DF-SERVER con una cuenta a la que ya estaba activo otro usuario se le avisa del intento de acceso con su misma credencial y se le da la opción de rechazar el intento o permitirlo, teniendo como consecuencia esto último su salida automática del sistema.

En la auditoría de DF-SERVER se almacena la acción de cada usuario dentro de la aplicación, por lo que se conoce el usuario, la acción realizada y el objeto sobre el que se actuó.

Hay que tener en cuenta que los archivos incorporados al sistema de DF-SERVER EVO siguen siendo archivos físicos en un entorno de Windows, por lo que los permisos de acceso propios de Windows continúan siendo válidos. A mayores, DF-SERVER EVO ofrece la posibilidad de conceder varios niveles de seguridad:

  • Acceso de los usuarios por clave numérica, usuario-contraseña o huella digital.
  • Permisos de acceso a carpetas/archivos a usuarios o grupos de usuarios de DF-SERVER EVO.
  • Permisos de aplicación con más de 40 parámetros configurables. Y toda acción de un usuario sobre los archivos y carpetas queda registrada en el Historial de la aplicación.

Sobre DF-SERVER EVO

Desde luego que no. En DF-SERVER EVO nos preocupa estar siempre a la última de todos los avances y necesidades reales de nuestros potenciales clientes, por eso estamos en continua renovación y desarrollo.

Efectivamente, disponemos de un tipo de licencia llamada demo para aquellos potenciales clientes que quieran comenzar a desenvolverse con el gestor antes de adquirirlo con un límite temporal de uso de 30 días.

Por supuesto, previa solicitud y acuerdo de fecha y hora, le mostraremos la herramienta remotamente en una duración aproximada de 1 hora y 30 minutos.

Póngase en contacto con nosotros para gestionar su solicitud.

Tanto pasar a una versión superior como a otra inferior resulta muy sencillo; simplemente cambiando la clave del producto (clave que proporciona el fabricante) se cambia de forma rápida e inmediata la versión y sus características.

En DF-SERVER EVO ofrecemos cuatro versiones:

Las diferencias entre ellas radican en el número de usuarios, motores de procesamiento y de menor a mayor inclusión de módulos: digitalización certificada, módulo ADI, módulo WorkFlow, módulo Mobile, módulo Direct Link, módulo Web, módulo Click and Search, etc.

Puede obtener más información y una comparativa de los distintos módulos disponibles en las versiones de DF-SERVER EVO haciendo clic aquí.

Los documentos nunca dejan de ser archivos dentro de una estructura de carpetas de Windows, por lo que siempre tendrá a su disposición toda su información sin que permanezca ésta secuestrada por DF-SERVER EVO.

Una vez adquirido el producto disfrutará de una garantía de servicio de 3 meses, a partir de esta fecha y, bajo contrato de mantenimiento, tendrá dos opciones de servicio de soporte en cuanto al tiempo de respuesta; estándar o prioritaria (esta última con un incremento del 15% del coste de mantenimiento).

Las actualizaciones y nuevas versiones del producto no suponen ningún coste adicional para el cliente.

En el caso de las actualizaciones, éstas se realizan automáticamente y no necesitan de la intervención de ningún técnico especializado.

En un primer momento deberían conocer cómo es y cómo se trabaja con la herramienta mediante una demostración online o presencial; en esta demo ustedes mismos identificarían si la solución se adapta a sus necesidades o no.

El siguiente paso sería realizarles un análisis y auditoría a través de una toma de datos para conocer las características y necesidades específicas de su empresa y poderle hacer una oferta económica personalizada.

En caso de aceptar dicha propuesta, bajo las condiciones de pago especificadas, pasaríamos a la instalación y configuración de la herramienta en sus oficinas y a la posterior formación de usuario al personal que va a trabajar con ella.

Al tener la información en formato digital resulta sencillo y necesario tener copias de seguridad mediante tareas informáticas periódicas y desatendidas.

Ante cualquier percance, tenemos la seguridad de poder recuperar la información necesaria de forma fácil, segura y rápida.

DF-SERVER EVO está homologado por la Agencia Tributaria Española desde 2008 para la digitalización certificada. Proceso que permite la destrucción de facturas recibidas y documentos sustitutivos, dado que el documento digital creado tiene total validez fiscal.

Estas opciones están disponibles a través del módulo de digitalización certificada.

DF-SERVER EVO distingue, por su comportamiento, dos clases de flujos de trabajo:

  • De ejecución automática y desatendida (procesos automáticos)
  • De ejecución manual por uno o varios usuarios (WorkFlow).

También podría combinar ambos.

DF-SERVER EVO puede guardar, de forma automática o manualmente, las versiones de los documentos ofimáticos o de texto plano cuando éstos sufren modificaciones, por lo que siempre tendremos la posibilidad de recuperar estados anteriores del archivo.

Gracias a nuestra tecnología FileSystemWatcher, DF-SERVER EVO detecta los cambios que se producen en el sistema de archivos de Windows, ya sea modificar un documento, moverlo, renombrarlo, eliminarlo, crear-renombrar-eliminar carpetas, etc.

La acción, por lo tanto, es la misma que si se realizase el cambio desde el gestor documental.

Al realizarse un cambio en cualquier archivo, DF-SERVER EVO volverá a analizarlo con el OCR y almacenará automáticamente una versión del mismo; de ahí que siempre tengamos el texto extraído de la última modificación, y guardadas sus anteriores versiones.

Mediante tabletas Wacom, DF-SERVER EVO puede capturar lo que se escriba en ella (como una firma) e incluirla en los documentos deseados, eligiendo la posición y en qué hojas del documento se añade.

Por supuesto, y sin tener que modificar su ubicación ni interferir en la estructura de carpetas existente.

DF-SERVER EVO no se hace propietario de los documentos, por lo que estos continúan siendo archivos físicos, ordenados en una estructura de carpetas de Windows. Por lo tanto, el límite de documentación es simplemente el límite que el sistema Windows pueda almacenar.

Por otra parte, el sistema permite dar de alta distintos repositorios documentales que pueden estar ubicados en distintas rutas de la red local, con lo que conseguimos centralizar el acceso a la información aunque ésta se haya distribuido en la red de Windows.

DF-SERVER EVO permite automatizar procesos repetitivos e intuitivos, como la clasificación automática de documentación estructurada; por texto o palabra contenida, caracteres en el nombre del archivo, leyendo un código de barras o por el valor de índices asignado a él, DF-SERVER sabrá de qué documento se trata, realizar tareas concretas sobre él, y finalmente archivarlo en una carpeta concreta, todo ello de forma desatendida.

La única intervención del usuario se reduce a escanear el documento.

Gracias a los potentes motores de búsqueda de DF-SERVER EVO.

Simplemente conociendo un dato o parte de él. La búsqueda se puede realizar, de forma sencilla y rápida, por una gran variedad de parámetros: palabra o frase contenida en el documento, nombre de archivo o parte de él, por fecha contenida (independientemente de su formato), fecha de modificación del documento, fecha de entrada en el gestor documental, sello utilizado, nota, aviso, valor de índice (metadato), etc.

Además de los permisos de acceso de Windows y de la propia aplicación sobre el acceso a archivos y carpetas, entre los más de 40 permisos de aplicación con los que cuenta DF-SERVER para aplicar a usuarios o grupos de ellos, está el de enviar archivos por email o gestionar enlaces direct link creados a través del módulo Direct Link.

Dependiendo de la versión, DF-SERVER EVO dispone del siguiente plan de usuarios:

Puede obtener más información y una comparativa de los distintos módulos disponibles en las versiones de DF-SERVER EVO haciendo clic aquí.

Además de los sistemas de acceso tradicionales fuera de la LAN que pueden ofrecer los sistemas de redes informáticas, como el escritorio remoto, DF-SERVER EVO cuenta con varios módulos con los que se cubren todas las necesidades de acceso desde el exterior a la información:

  • Módulo Web: acceso mediante web a la información, en un entorno en el que se pueden realizar incluso flujos de trabajo.
  • Módulo Direct Link: comparte información mediante el envío de un enlace, permitiendo al que lo recibe ciertas acciones como firma digital, impresión, descarga o envío por correo electrónico.
  • Módulo Mobile: accede a la información mediante nuestra App y realiza acciones sobre ella propias del gestor documental. Válido para Android, Windows Phone y Apple iOs.

Puede obtener más información y una comparativa de los distintos módulos disponibles en las versiones de DF-SERVER EVO haciendo clic aquí.

Sí. Con esta modalidad de compra no hay límite de terminales desde los que se pueda acceder a la aplicación, pero sí del número simultáneo de ellos conectados

Esto no es posible. Si un operador intenta entrar en DF-SERVER con una cuenta a la que ya estaba activo otro usuario se le avisa del intento de acceso con su misma credencial y se le da la opción de rechazar el intento o permitirlo, teniendo como consecuencia esto último su salida automática del sistema.

En la auditoría de DF-SERVER se almacena la acción de cada usuario dentro de la aplicación, por lo que se conoce el usuario, la acción realizada y el objeto sobre el que se actuó.

Hay que tener en cuenta que los archivos incorporados al sistema de DF-SERVER EVO siguen siendo archivos físicos en un entorno de Windows, por lo que los permisos de acceso propios de Windows continúan siendo válidos. A mayores, DF-SERVER EVO ofrece la posibilidad de conceder varios niveles de seguridad:

  • Acceso de los usuarios por clave numérica, usuario-contraseña o huella digital.
  • Permisos de acceso a carpetas/archivos a usuarios o grupos de usuarios de DF-SERVER EVO.
  • Permisos de aplicación con más de 40 parámetros configurables. Y toda acción de un usuario sobre los archivos y carpetas queda registrada en el Historial de la aplicación.

Por supuesto, se puede integrar en el sistema de DF-SERVER de forma rápida y fácil toda clase de información, como correos electrónicos incluyendo sus adjuntos, archivos descargados de Internet, fotos, vídeos, toda clase de archivos de ofimática, etc. E igualmente todo el repositorio de archivo electrónico almacenado previamente en la organización.

Cualquier usuario que sepa manejar un ordenador puede hacerse con el manejo de DF-SERVER.
No tiene más complejidad de la que puede tener utilizar el explorador de Windows o un programa de ofimática.

Por su relación prestaciones/precio, DF-SERVER es la única solución que ofrece multiprocesamiento de documentos en paralelo de alta velocidad y precisión, motores de búsqueda optimizados para un rendimiento inmejorable, etc. Continuamente trabajamos para mejorar el producto y adaptarlo a las nuevas tecnologías, y todo esto a un precio sin competencia por su calidad y versatilidad.
DF-SERVER es una solución de fácil manejo y aprendizaje para el usuario. Se presenta en cuatro versiones; BASIC, SOFT, PROFESSIONAL y PREMIUM, adaptables a perfiles de empresa de diferente tamaño y características (autónomos, pymes, grandes corporaciones…).

Sobre la gestión documental

El ahorro de costes comenzaría por el ahorro de tiempo en tareas improductivas de nuestros empleados (búsqueda, archivado…), fotocopias innecesarias sobre el mismo documento (gasto en energía, papel y tóner). Si hacen una estimación de tiempo y coste por empleado para cada tarea les aseguro que acabarán notando el ahorro.

Las búsquedas no obtendrán los mismos resultados de eficiencia y eficacia que un gestor documental (de hecho éste es uno de los pilares fundamentales en los que se fundamenta), el gestor, además, organiza y gestiona las diversas versiones de los documentos sencilla y eficazmente.
De manera ordenada y preconfigurada, nuestro gestor documental permite ejecutar tareas y flujos de trabajo como sellar, validar, cubrir datos, integrar con otros aplicativos…Además, junto a los permisos de acceso también ejecuta permisos de aplicación sobre los diferentes usuarios. Con el gestor documental sí sería posible acceder a la documentación desde fuera de la oficina, algo que de otra forma no sería posible. Un gestor documental es la versión mucho más evolucionada, versátil y potente del explorador Windows.

El cambio es indudablemente a mejor, haciendo las mismas tareas o más de forma sencilla, eficaz y segura. Los cambios suelen llevar implícito un recelo inicial, pero cualquiera se dará cuenta en este escenario que es infundado; la adaptación es fácil y el beneficio repercutirá en todos.

Un gestor documental repercute en beneficios para la empresa de forma inmediata: ahorra tiempo y espacio de almacenamiento y búsqueda de información, evita pérdida de información, mejora la seguridad de acceso a ésta, simplifica el proceso de distribución, integra la documentación con otros sistemas informáticos y permite una fantástica trazabilidad sobre la documentación. Todos estos procesos conllevan una reducción de costes en tiempo empleado por los trabajadores para las distintas tareas, además de en impresión, papelería, etc.

Todas las empresas, grandes o pequeñas, públicas o privadas, manejan gran cantidad de información que les llega de diversa manera (papel, email, descargas por web,…) que además es necesario tratar y almacenar durante un largo periodo de tiempo, además de compartirla con usuarios internos o externos a la empresa. La gestión de estos contenidos es esencial para cualquier empresa que se precie y quiera sobrevivir a los procesos y flujos de trabajo del día a día de una manera eficiente y economizando costes.

La digitalización certificada y la eliminación de facturas recibidas y documentos sustitutivos es una posibilidad legal en España desde el año 2007. Con DF-SERVER esto es posible.

Se pueden certificar para asegurar la integridad del documento. El único requisito es contar con un certificado digital de la FNMT Clase 2, el cual es gratuito.

Lo ideal sería llevar a cabo un escaneado con una calidad mínima de 300 dpi (puntos por pulgada)

Es el proceso mediante el cual un documento impreso en papel se convierte en archivo digital. Para este procedimiento se suele usar un escáner de alto rendimiento o también llamado escáner documental.

Es una tecnología que permite el tratamiento de la documentación generado por una organización en el ejercicio de sus actividades de forma digitalizada y aprovechando las múltiples ventajas que esto conlleva.

Técnicas

Mediante el conector ODBC puede interactuar el contenido de su base de datos con el de otros aplicativos. Incluso se ofrece el módulo ToolBox para que el departamento informático del propio cliente final desarrolle sus propias utilidades de interacción con otros aplicativos.

Sin problema. El cliente de DF-SERVER EVO soporta servidores RDP como Terminal Server o Citrix.

Sí, únicamente debe cumplir los requisitos de sistema y recursos de hardware requeridos.

Categories: Instalación, Técnicas

Es aconsejable disponer de un servidor dedicado para DF-SERVER EVO y que cumpla los requisitos de hardware y software, puesto que para procesos como por ejemplo la extracción por OCR del texto, requiere de un uso considerable de recursos.

Categories: Instalación, Técnicas

Los documentos nunca dejan de ser archivos dentro de una estructura de carpetas de Windows, por lo que siempre tendrá a su disposición toda su información sin que permanezca ésta secuestrada por DF-SERVER EVO.

Si los documentos son archivos de Windows, o estos se pueden volver a exportar a Windows, sí.

En cuanto a información documental que pueda no estar incluida en el propio archivo (metadatos relacionales, notas, etc…) y que esté en la base de datos del anterior gestor documental, su incorporación a DF-SERVER EVO dependerá de la posibilidad de acceder al contenido de dicha base de datos o del soporte técnico de la anterior aplicación.

Categories: Instalación, Técnicas

Gracias a nuestra tecnología FileSystemWatcher, DF-SERVER EVO detecta los cambios que se producen en el sistema de archivos de Windows, ya sea modificar un documento, moverlo, renombrarlo, eliminarlo, crear-renombrar-eliminar carpetas, etc.

La acción, por lo tanto, es la misma que si se realizase el cambio desde el gestor documental.

En la auditoría de DF-SERVER se almacena la acción de cada usuario dentro de la aplicación, por lo que se conoce el usuario, la acción realizada y el objeto sobre el que se actuó.

Hay que tener en cuenta que los archivos incorporados al sistema de DF-SERVER EVO siguen siendo archivos físicos en un entorno de Windows, por lo que los permisos de acceso propios de Windows continúan siendo válidos. A mayores, DF-SERVER EVO ofrece la posibilidad de conceder varios niveles de seguridad:

  • Acceso de los usuarios por clave numérica, usuario-contraseña o huella digital.
  • Permisos de acceso a carpetas/archivos a usuarios o grupos de usuarios de DF-SERVER EVO.
  • Permisos de aplicación con más de 40 parámetros configurables. Y toda acción de un usuario sobre los archivos y carpetas queda registrada en el Historial de la aplicación.

Se pueden certificar para asegurar la integridad del documento. El único requisito es contar con un certificado digital de la FNMT Clase 2, el cual es gratuito.

Lo ideal sería llevar a cabo un escaneado con una calidad mínima de 300 dpi (puntos por pulgada)

Las necesidades de sistema operativo y sobre todo de hardware que requiere DF-SERVER EVO dependerán de la carga de trabajo que tenga que soportar la aplicación, pero como orientación podemos señalar los siguientes requisitos para una instalación y funcionamiento estándar:

  • Hardware mínimo.
    • Microprocesador Intel i5 (4 núcleos) o equivalente.
    • 4 GB de memoria RAM.
    • Tarjeta de red a 100 Mbps.
    • 250 Gb de espacio en disco libres en la unidad del sistema.
  • Hardware recomendado.
    • Microprocesador Intel i7 (4 núcleos) o equivalente.
    • 8 GB de memoria RAM.
    • Tarjeta de red a 1000 Mbps (1 Gbps).
    • 500 GB de espacio en disco libres en la unidad del sistema
  • Sistemas operativos soportados.
    • Windows Server 2012.
    • Windows Server 2008 y Windows Server 2008 R2.
    • Windows Server 2003 con SP2 (no recomendado ya que dejará de ser soportado en próximas versiones).
    • Windows 10.
    • Windows 8 y Windows 8.1.
    • Windows 7 (‘Home Premium’, ‘Professional’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ y las ediciones ‘N’ de cualquiera de estas versiones).
    • Windows Vista con SP1 o superior (‘Home Premium’, ‘Business’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ y las ediciones ‘N’ de cualquiera de estas versiones). (no recomendado ya que dejará de ser soportado en próximas versiones)
    • Windows XP Professional con SP3 y .NET Framework 4.0 instalado. (no recomendado ya que dejará de ser soportado en próximas versiones)

Categories: Instalación, Técnicas

Versionado de documentos

DF-SERVER EVO puede guardar, de forma automática o manualmente, las versiones de los documentos ofimáticos o de texto plano cuando éstos sufren modificaciones, por lo que siempre tendremos la posibilidad de recuperar estados anteriores del archivo.

WorkFlow

DF-SERVER EVO distingue, por su comportamiento, dos clases de flujos de trabajo:

  • De ejecución automática y desatendida (procesos automáticos)
  • De ejecución manual por uno o varios usuarios (WorkFlow).

También podría combinar ambos.